Una factura es el documento que acredita una venta o un servicio y que define cuándo aplican el IVA o la retención de IRPF. Si quieres saber cómo hacer una factura correcta, esta guía lo cubre todo: campos obligatorios, cálculos, opciones rápidas en Word, Excel o en línea, facturas sin IVA y cómo pedir una factura a un proveedor.
Base legal: RD 1619/2012 y Ley 37/1992. Tipos de IVA: 21 %, 10 %, 4 %. IRPF: 15 % general o 7 % para nuevos profesionales. Orientada a autónomos y pymes.
Preguntas rápidas: cómo hacer una factura
¿Qué es una factura? Un documento tributario que registra una venta o un servicio. Muestra la base imponible, el IVA o la exención y el total a pagar.
¿Quién debe emitir facturas? Empresas y profesionales por sus operaciones. Los consumidores pueden solicitarla cuando compran.
¿Cuándo emito una factura? En el momento del devengo o entrega. En B2B, como máximo el día 16 del mes siguiente.
¿Siempre añado IVA? No. Algunas operaciones están exentas, llevan inversión del sujeto pasivo o van al 0 % en prestaciones intracomunitarias.
El IRPF, ¿aplica a todas las facturas? No. Solo cuando un profesional persona física factura servicios a una empresa o profesional en territorio nacional.
¿Dónde puedo hacer una factura en línea? En cualquier herramienta que gestione IVA, IRPF, numeración correcta y e-factura. Ver opciones más abajo.
Cómo hacer una factura (inicio rápido)
Siete pasos cubren el 99 % de los casos.
- Elige una serie y un número.
- Fecha la factura.
- Añade datos del emisor: nombre, NIF y domicilio fiscal.
- Añade datos del cliente: nombre y NIF. En B2B intracomunitario, incluye ambos VAT-IDs.
- Describe los conceptos con cantidad, precio unitario y descuentos.
- Calcula la base imponible.
- Aplica IVA (21 %, 10 % o 4 %). Si eres profesional y facturas a una empresa, aplica IRPF del 15 % o del 7 % si eres nuevo profesional.
Estos dos son recomendables aunque no obligatorios:
- Muestra el total a pagar.
- Añade condiciones de pago e IBAN.
Plazos y formato (papel y factura en línea)
Emite la factura al producirse el devengo. En B2B puedes emitirla hasta el día 16 del mes siguiente. Las facturas en papel y electrónicas son válidas si se garantiza autenticidad, integridad y legibilidad. Usa factura simplificada solo para tickets pequeños. Para el resto, factura completa.
Mini ejemplos que puedes copiar
- Estándar 21 % sin IRPF. Base 1.000 €. IVA 21 % = 210 €. Total 1.210 €.
- Profesional con IRPF. Base 1.000 €. IVA 210 €. IRPF 15 % = −150 €. Total 1.060 €. El cliente retiene 150 € y los ingresa en Hacienda.
- IVA reducido 10 %. Base 1.000 €. IVA 100 €. Total 1.100 €.
- Súper reducido 4 %. Base 1.000 €. IVA 40 €. Total 1.040 €.
- Inversión del sujeto pasivo. Base 1.000 €. IVA 0 €. Total 1.000 €. Añade: «inversión del sujeto pasivo, art. 84 LIVA».
- Prestación intracomunitaria. Base 1.000 €. IVA 0 €. Total 1.000 €. Incluye ambos VAT-IDs y la cláusula de localización (art. 69 LIVA).
Datos para hacer una factura (obligatorios y recomendados)
Campos obligatorios según RD 1619/2012, art. 6: número y serie sin saltos; fecha de expedición y de devengo si difieren; nombre, NIF y domicilio del emisor; nombre, NIF y domicilio del destinatario en B2B; descripción con cantidad y precio unitario; tipo y cuota de IVA desglosada; motivo legal de exención cuando no hay IVA; total a pagar.
Cuándo aplica el IRPF. Solo cuando un profesional persona física presta servicios a una empresa en territorio nacional. El tipo general es el 15 %. Los nuevos profesionales pueden usar el 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes. El IRPF no aplica a sociedades (SL) ni a ventas B2C.
Campos opcionales útiles. Referencia de pedido, condiciones de pago, método de pago, IBAN y cláusula de demora.
Visión detallada de los campos: datos para hacer una factura.
Buenas prácticas de numeración
Usa una o varias series por año, por ejemplo 2025-A-000123. Series separadas para rectificativas y simplificadas. Nunca reutilices números. Mantener la continuidad al cambiar de herramienta es obligatorio.
Resumen rápido de referencia
- Tipos de IVA: 21 %, 10 %, 4 %.
- Tipos de IRPF: 15 % general, 7 % nuevos profesionales.
- Límite factura simplificada: hasta 400 € con carácter general.
- Plazo de expedición: en el devengo, o hasta el día 16 del mes siguiente en B2B.
- Conservación: mínimo 4 años.
Factura fácil y generador de facturas: opciones rápidas
La opción más rápida y segura es un generador de facturas en línea. Calcula automáticamente IVA e IRPF, exporta a PDF, gestiona la numeración y está preparado para Verifactu y e-factura.
Qué buscar en un generador: tipos de IVA al 21 %, 10 % y 4 %; IRPF al 15 % y 7 %; inversión del sujeto pasivo; campos intracomunitarios; numeración secuencial; facturas rectificativas y simplificadas; exportación a PDF y a e-facturas estructuradas; almacenamiento mínimo de 4 años.
Ventajas frente a plantillas. Menos errores. Totales automáticos. Numeración correcta. Rastro de auditoría. Las plantillas en Word o Excel valen para escala muy pequeña, pero el riesgo de error es mayor.
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Guía completa de factura fácil.
Excel facturación
Excel tiene sentido si emites muy pocas facturas o necesitas un diseño muy personalizado.
Cómo montarlo: encabezado con datos de emisor y destinatario; tabla de líneas con cantidad, descripción y precio unitario; columna de IVA con selector de tipo; fila de IRPF si aplica; suma de totales. Exporta a PDF antes de enviar. Protege las celdas con fórmulas.
Limitaciones a recordar. Sin rastro de auditoría. Fácil romper una fórmula. Flojo para rectificativas y recurrencias. No preparado para Verifactu.
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Factura en línea (herramientas web y e-factura)
Flujo sencillo: regístrate, completa datos de empresa, configura serie, crea impuestos predefinidos, crea cliente, añade líneas, genera PDF y envía. La herramienta gestiona la numeración y guarda el historial.
Factura electrónica. Un PDF es legible por humanos, pero la verdadera e-factura es un fichero estructurado (Facturae o UBL). La normativa avanza hacia la e-factura B2B obligatoria. Elige herramientas que soporten estos formatos. Lee más sobre la factura electrónica obligatoria para autónomos.
Verifactu. La AEAT exige sistemas de facturación con integridad y registro de altas y anulaciones. Elige software compatible desde ahora.
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Cómo hacer una factura a mano
Las facturas manuscritas son válidas. Deben incluir todos los campos obligatorios, ser legibles e indelebles y estar numeradas correctamente. Guarda una copia para ti y otra para el cliente.
Cómo escribirla: usa un talonarío o plantilla preimpresa; escribe serie y número; añade fechas y datos de emisor y receptor; lista conceptos con cantidad y precio; calcula base, IVA e IRPF si aplica; añade notas legales cuando corresponda.
Después de emitirla. Escáneala y archiva. Regístrala en tus libros. Mantener la continuidad de numeración es obligatorio.
Guía completa: cómo hacer una factura a mano.
Cómo hacer una factura en Word
Empieza con una plantilla adaptada a la normativa. Crea bloques claros para datos de emisor y destinatario. Inserta una tabla de líneas. Añade sección para IVA, IRPF y totales. Exporta a PDF antes de enviar. Word no calcula, así que revisa todos los totales a mano.
Si tu volumen crece, pasa a una herramienta en línea con numeración automática. Ahorrarás tiempo y evitarás errores.
Modelo factura sin IVA (exenta, 0 % o inversión del sujeto pasivo)
No añades IVA en tres situaciones:
- Operación exenta: sanidad, educación, servicios sociales, finanzas, seguros y determinados inmuebles (art. 20 LIVA).
- Prestación intracomunitaria: vendes a una empresa de otro país de la UE con VAT-ID válido (art. 25 LIVA).
- Inversión del sujeto pasivo: en ciertas obras y entregas, el comprador declara el IVA (art. 84 LIVA).
Qué escribir en la factura. Para exenciones, añade la cláusula legal: «Exenta por art. 20 LIVA». Para inversiones: «Inversión del sujeto pasivo, art. 84.Uno.2º LIVA». El IRPF puede seguir aplicando aunque no haya IVA.
Más detalles: modelo de factura sin IVA.
Solicitud de factura (pedir una factura a un proveedor)
Tienes derecho a pedirla. Empresas y profesionales deben emitir facturas por sus operaciones. Los consumidores pueden recibir factura en papel sin recargo. Para compras pequeñas es habitual la factura simplificada. Puedes pedir factura completa si necesitas deducir el IVA.
Plantilla de email para solicitarla:
Asunto: solicitud de factura completa
Hola, compré [producto/servicio] el [fecha] por [importe]. Por favor, emitid una factura completa con estos datos: Nombre/razón social: [tu nombre]. NIF: [tu NIF]. Domicilio: [dirección]. Concepto: [descripción]. Gracias.
Qué revisar al recibirla. Serie, número y fecha. Tu NIF. Tipo y cuota de IVA o cláusula de exención. IRPF si aplica. Totales. Si hay errores, pide factura rectificativa.
Guía completa: cómo solicitar una factura.
Ejemplos prácticos y checklist
- Servicio estándar 21 % sin IRPF: base 500 €. IVA 105 €. Total 605 €.
- Estándar 21 % con IRPF: base 500 €. IVA 105 €. IRPF 75 €. Total 530 €.
- IVA reducido 10 %: base 500 €. IVA 50 €. Total 550 €.
- IVA súper reducido 4 %: base 500 €. IVA 20 €. Total 520 €.
Checklist rápida:
- Serie y número
- Fecha de expedición y devengo
- Datos del emisor (nombre, NIF, domicilio)
- Datos del destinatario (nombre, NIF, domicilio)
- Descripción, cantidad, precio unitario
- Base imponible
- Tipo y cuota de IVA o nota de exención
- IRPF si aplica
- Total a pagar
- Condiciones de pago e IBAN
Ejemplos de numeración. 2025-F-000123 (normal), 2025-R-000045 (rectificativas), 2025-S-001230 (simplificadas).
Conclusión
Hacer una factura es una checklist repetible: incluye todos los campos obligatorios, numera correctamente, aplica bien IVA e IRPF y emite en plazo. Usa herramientas en línea que cumplan la normativa y estén preparadas para Verifactu. Conserva plantillas de Word y Excel como respaldo. Las facturas a mano son válidas si están completas. renn te ayuda a hacerlo bien desde el primer día.
