Una factura es el documento legal que acredita una venta o prestación de servicio. En España, emitirla correctamente no es optativo: si eres autónomo o empresa, estás obligado a hacerlo cada vez que cobras por un trabajo.
Esta guía cubre el proceso completo. Aprenderás qué campos son obligatorios por ley, cómo calcular el IVA y el IRPF, y qué tipo de factura corresponde a tu situación. Al final de cada sección encontrarás el enlace al artículo específico si necesitas profundizar.
Si necesitas el resumen rápido:
El resto de esta guía explica cada paso en detalle y te ayuda a elegir el formato correcto según tu caso.
Debes emitir factura si eres autónomo dado de alta en Hacienda, tienes una sociedad limitada (SL o SLU), o prestas servicios o vendes productos de forma habitual y profesional.
No necesitas emitir factura ordinaria si realizas ventas minoristas a particulares y tributas en el régimen simplificado (módulos). En ese caso puedes usar tickets o facturas simplificadas. Pero si tu cliente te la pide, estás obligado a emitirla.
Un error frecuente: pensar que mientras no superes cierto volumen de facturación no necesitas emitir facturas. Eso no existe en la legislación española. Desde el primer euro cobrado por una actividad profesional, la obligación de facturar aplica.
Este es el proceso que sigue cualquier factura válida en España, desde el autónomo que emite 5 facturas al mes hasta la pyme con cientos de operaciones.
Cada factura necesita un número único y correlativo. No puedes saltarte números, reordenarlos ni eliminar facturas ya emitidas. Si detectas un error en una factura, la solución es emitir una factura rectificativa, nunca borrar la original.
Si tienes distintos tipos de operaciones, puedes usar series separadas. Por ejemplo: A-2026-001 para facturas a empresas, B-2026-001 para particulares, R-2026-001 para rectificativas. Lo importante es que dentro de cada serie la numeración sea siempre correlativa y sin huecos.
La fecha de emisión debe coincidir con el momento en que se presta el servicio o entrega el producto. Esto se llama fecha de devengo. Si la fecha de emisión es distinta (por ejemplo, emites la factura días después de terminar el trabajo), debes incluir ambas fechas.
Para operaciones entre empresas o profesionales (B2B), la normativa permite emitir la factura hasta el día 16 del mes natural siguiente al que se realizó la operación. Para operaciones con particulares, la factura debe emitirse en el momento de la entrega o prestación.
Como emisor debes incluir: nombre completo o razón social, NIF o CIF, y domicilio fiscal. Estos datos deben coincidir exactamente con los que tienes registrados en Hacienda. Si has cambiado de domicilio recientemente y no lo has actualizado en el censo, primero actualízalo o podrías tener problemas en una inspección.
En facturas entre empresas o profesionales (B2B) es obligatorio incluir: nombre completo o razón social del cliente, NIF o CIF, y domicilio fiscal. Sin estos datos, tu cliente no puede deducirse el IVA de la factura.
En facturas a particulares, los datos del receptor no son obligatorios salvo que el importe supere 400 euros o el cliente los solicite expresamente. Por encima de ese umbral, la factura debe ser ordinaria con todos los datos.
La descripción debe ser suficientemente específica para que Hacienda entienda qué se ha prestado o vendido. "Servicios de consultoría - enero 2026" es válido. "Servicios" a secas puede generar problemas en una inspección porque no identifica la naturaleza de la operación.
Si la factura incluye varios conceptos, detállalos por líneas con cantidad, descripción, precio unitario e importe total de cada línea. Esto es especialmente importante si los distintos conceptos llevan tipos de IVA diferentes.
Este es el paso donde más errores se cometen. Hay dos impuestos que debes gestionar en casi todas tus facturas como autónomo:
IVA: El tipo general es el 21%. Los tipos reducidos son el 10% (hostelería, transporte de viajeros, algunas rehabilitaciones de vivienda) y el 4% (alimentos de primera necesidad, libros, medicamentos). Si facturas a una empresa de otro país de la UE con NIF intracomunitario válido, aplica inversión del sujeto pasivo: no incluyes IVA y añades la mención "Inversión del sujeto pasivo - art. 84.1.2 LIVA".
IRPF: Si eres autónomo que ejerce una actividad profesional (sección segunda o tercera del IAE), el cliente te retiene IRPF. La retención general es del 15%. Si llevas menos de 2 años como autónomo, puedes aplicar el 7% durante el año de inicio y los dos siguientes. La retención reduce el importe que recibes, pero lo recuperas en la declaración anual de la renta.
No todos los autónomos aplican retención. Los del régimen de módulos, los que facturan exclusivamente a particulares, y los que realizan actividades empresariales (sección primera del IAE) generalmente no la incluyen.
La fórmula estándar para una factura con IVA e IRPF:
Una vez emitida, envía la factura a tu cliente y guarda una copia. La obligación de conservación es de 4 años, que es el período de prescripción fiscal. Muchos asesores recomiendan guardarlas 6 años por precaución adicional.
El RD 1619/2012 establece los campos que toda factura ordinaria debe incluir para ser válida fiscalmente. Si falta alguno, la factura no es válida y el receptor no puede deducirse el IVA.
Para las facturas simplificadas (tickets) los requisitos son menores: no necesitas los datos del receptor, pero tampoco permiten deducción de IVA al que la recibe.
No existe una única forma de hacer una factura. El formato correcto depende de quién eres, a quién facturas y cómo trabajas. A continuación te explicamos cuándo aplica cada tipo y qué debes saber antes de elegir.
Es la factura estándar que emite cualquier autónomo o empresa para la mayoría de sus operaciones. Debe incluir todos los campos obligatorios mencionados arriba. Es el formato que usarás en el 90% de tus casos si facturas a otras empresas o profesionales.
Si usas un programa de facturación, este formato se genera automáticamente con todos los campos correctos. Si lo haces manualmente, repasa siempre la lista de campos obligatorios antes de enviar.
Hacer una factura a mano es completamente legal en España. No existe ninguna norma que obligue a usar medios digitales para la factura ordinaria entre particulares o entre autónomos y pequeñas empresas que no estén sujetas a la obligación de factura electrónica.
Para que una factura manuscrita sea válida debe incluir todos los campos obligatorios, ser perfectamente legible, estar escrita con tinta indeleble y seguir la numeración correlativa de tu serie. Debes conservar una copia y, si la entregas en papel, escanearla para tu archivo digital.
El problema real de las facturas a mano no es la legalidad: es la operativa. Sin numeración automática es fácil cometer errores de correlatividad, y sin copia digital el riesgo de perder el registro es alto. Si emites más de 2 o 3 facturas al mes, los costes de gestión de la factura manuscrita superan rápidamente los beneficios.
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Una hoja de cálculo puede ser un soporte válido para emitir facturas, siempre que incluya todos los campos obligatorios y mantengas la numeración correlativa. Para volúmenes muy bajos (1 a 5 facturas al mes) y operaciones sencillas, el Excel puede ser suficiente.
El problema aparece cuando el volumen crece o la situación se complica. Excel no genera registro de auditoría, lo que significa que no puedes demostrar que una factura existió antes de una fecha determinada. Las fórmulas se rompen, los archivos se corrompen, y preparar los datos para la declaración trimestral se convierte en un trabajo manual considerable.
Otro límite importante: Excel no está preparado para Verifactu, el sistema de verificación de facturas de la AEAT que entra en vigor en 2026 para autónomos. Si usas Excel ahora y no tienes previsto cambiar, tendrás que hacerlo igualmente en los próximos meses.
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Hay operaciones en las que la factura no lleva IVA. No es una opción ni una preferencia: es lo que marca la ley según el tipo de actividad o el destinatario. Emitir una factura sin IVA cuando deberías incluirlo (o al revés) es un error fiscal con consecuencias.
Caso 1: actividades exentas. La Ley del IVA establece un listado de actividades exentas: servicios médicos y sanitarios, servicios educativos reglados, servicios financieros y de seguros, entre otros. Si tu actividad está en ese listado, tus facturas no llevan IVA y no puedes deducirte el IVA de tus gastos.
Caso 2: servicios intracomunitarios. Si facturas a una empresa de otro país de la Unión Europea que tiene NIF intracomunitario válido, la operación tributa en el país del receptor mediante inversión del sujeto pasivo. Tu factura no incluye IVA pero debe indicar el NIF intracomunitario del cliente y la mención legal correspondiente.
Caso 3: exportaciones fuera de la UE. Las exportaciones de bienes y ciertos servicios prestados a destinatarios fuera de la UE están exentos de IVA al tipo 0%. La factura tampoco lleva IVA pero la operación debe documentarse correctamente para justificar la exención ante Hacienda.
Guía completa con las menciones legales exactas que debes incluir.
Una factura electrónica no es un PDF enviado por email. Es un archivo estructurado en formato estándar (Facturae XML o UBL) que puede ser procesado automáticamente por los sistemas contables del receptor y verificado por la AEAT.
La obligación de emitir facturas electrónicas ya aplica para autónomos y empresas que facturen a las Administraciones Públicas (esto lleva años en vigor). La novedad es la extensión de esta obligación al sector privado: la Ley Crea y Crece establece que todas las operaciones B2B entre empresas y autónomos deberán hacerse en formato electrónico estructurado.
La entrada en vigor para autónomos y pymes está vinculada al desarrollo reglamentario de Verifactu. Si facturas a otras empresas o profesionales, este cambio te afecta directamente y deberás usar un software de facturación compatible antes de que se active la obligación.
Guía completa con fechas, formatos y cómo prepararte.
La factura simplificada es el equivalente al ticket de compra. Puedes usarla cuando el importe no supera los 400 euros (o 3.000 euros en determinados sectores como la hostelería o el comercio al por menor) y el cliente es un particular que no necesita deducirse el IVA.
No necesita los datos del receptor, lo que agiliza la emisión en puntos de venta con muchas transacciones pequeñas. La contrapartida es que el receptor no puede usar este documento para deducirse el IVA. Si tu cliente te pide factura ordinaria, estás obligado a emitirla aunque el importe sea pequeño
Puedes hacer facturas a mano, en Word, en Excel o con un programa de facturación. La herramienta correcta depende de tu volumen y tu situación:
Las mejores opciones para autónomos en España, comparadas por funcionalidad y precio.
No. Emitir facturas de forma habitual sin estar dado de alta en Hacienda y en la Seguridad Social constituye una infracción fiscal y puede derivar en sanciones. Si vas a empezar a facturar, el primer paso es el alta como autónomo.
En el momento de la operación para ventas a particulares. Para operaciones B2B tienes hasta el día 16 del mes natural siguiente al devengo. No esperar a emitir facturas puede causarte problemas con los plazos del modelo 303 (declaración trimestral de IVA).
Emites una factura rectificativa que hace referencia a la factura original y la anula. Nunca elimines facturas ya emitidas de tu sistema: la numeración debe ser siempre correlativa y sin huecos. Una factura eliminada es una factura que no existe en tu registro pero que puede aparecer en el registro del cliente.
4 años, que es el período de prescripción fiscal en España. Algunos asesores recomiendan 6 años para mayor seguridad. Guárdalas en formato digital con copia de seguridad: perder facturas en una inspección genera problemas difíciles de resolver.
Sí, si la factura está emitida a tu nombre con tu NIF y corresponde a un gasto relacionado con tu actividad. Las facturas simplificadas (tickets) sin tus datos no permiten deducción de IVA. Pide siempre factura ordinaria cuando hagas un gasto deducible.
Verifactu es el sistema de la AEAT que verifica en tiempo real que las facturas emitidas no han sido manipuladas. Afecta a todos los autónomos y empresas que usen software de facturación. Si tu programa actual no es compatible con Verifactu, tendrás que cambiar cuando entre en vigor la obligación.
