Una factura es un documento tributario que acredita una venta o un servicio y cuándo aplican el IVA o la retención de IRPF. Si quieres saber como hacer una factura, esta guía explica las normas y los métodos más rápidos. Aprenderás los datos para hacer una factura (campos obligatorios), opciones rápidas en Word, Excel facturacion, a mano y en factura en línea, cuándo hay facturas sin IVA y cómo hacer una solicitud factura correcta a un proveedor. Las leyes base son el RD 1619/2012 (normas de facturación) y la Ley 37/1992 (IVA). Los tipos de IVA estándar son 21 %, 10 % y 4 %. La retención de IRPF es del 15 % con carácter general o del 7 % para nuevos profesionales. Esta guía está orientada a autónomos y pymes.
Preguntas rápidas: como hacer una factura
¿Qué es una factura? Un documento tributario que registra una venta o un servicio. Muestra la base imponible, el IVA o la exención y el total a pagar.
¿Quién debe emitir facturas? Empresas y profesionales por sus operaciones. Los consumidores pueden solicitarla cuando compran.
¿Cuándo emito una factura? En el momento del devengo/entrega, o como tarde el día 16 del mes siguiente en operaciones B2B.
¿Siempre añado IVA? No. Algunas operaciones están exentas, llevan inversión del sujeto pasivo (reverse charge) o van al 0 % en prestaciones intracomunitarias.
¿El IRPF aplica a todas las facturas? No. Solo cuando un profesional persona física factura servicios a una empresa o profesional establecido en territorio nacional.
¿Dónde puedo hacer una factura en línea? En cualquier herramienta que gestione IVA, IRPF, numeración correcta y las futuras necesidades de e-factura. Ver ejemplos más abajo.
Cómo hacer una factura (inicio rápido)
Siete pasos cubren el 99 % de los casos.
- Elige una serie y un número.
- Fecha la factura.
- Añade datos del emisor: nombre, NIF y domicilio fiscal.
- Añade datos del cliente: nombre y NIF. En B2B intracomunitario, incluye ambos VAT-IDs (NIF-IVA).
- Describe los conceptos o servicios con cantidad, precio unitario y posibles descuentos.
- Calcula la base imponible.
- Aplica el IVA al 21 %, 10 % o 4 %. Si eres profesional persona física y facturas a una empresa, aplica retención de IRPF del 15 % o del 7 % si eres nuevo profesional.
Estos dos últimos son recomendables (no obligatorios):
- Muestra el total a pagar.
- Añade condiciones de pago e IBAN (recomendado).
Plazos y formato (papel y factura en línea)
Los plazos y el formato son sencillos. Emite la factura al producirse el devengo. En B2B, puedes emitirla hasta el día 16 del mes siguiente. Las facturas en papel y factura en línea (electrónicas) son válidas si se garantiza autenticidad, integridad y legibilidad. Usa factura simplificada solo para tickets pequeños; para el resto, factura completa.
Mini ejemplos que puedes copiar
- Estándar 21 % sin IRPF. Base 1.000 €. IVA 21 % = 210 €. Total a pagar 1.210 €.
- Profesional con IRPF. Base 1.000 €. IVA 21 % = 210 €. IRPF 15 % = −150 €. Total a pagar 1.060 €. El cliente retiene 150 € y los ingresa en Hacienda en tu nombre.
- IVA reducido 10 %. Base 1.000 €. IVA 10 % = 100 €. Total a pagar 1.100 €.
- Súper reducido 4 %. Base 1.000 €. IVA 4 % = 40 €. Total a pagar 1.040 €.
- Inversión del sujeto pasivo. Base 1.000 €. IVA 0 €. Total a pagar 1.000 €. Añade la nota “inversión del sujeto pasivo, art. 84 LIVA”.
- Prestación intracomunitaria de servicios. Base 1.000 €. IVA 0 €. Total a pagar 1.000 €. Añade ambos VAT-IDs y “Operación no sujeta en España por reglas de localización (art. 69 LIVA). El destinatario se autorepercute en su Estado miembro”.
Datos para hacer una factura (obligatorios y recomendados)
Campos obligatorios según RD 1619/2012, art. 6. Número y serie sin saltos. Fecha de expedición y, si difiere, fecha de devengo. Nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor. Nombre o razón social del destinatario, NIF cuando sea B2B o afecte a la deducción del IVA, y domicilio. Descripción de bienes o servicios con el detalle suficiente para calcular la base, precio unitario antes de impuestos y descuentos. Tipo de IVA y cuota de IVA desglosada por tipo. Motivo legal de exención cuando no hay IVA (por ejemplo, art. 20 LIVA, art. 25 LIVA o inversión del sujeto pasivo). Incluye base, tipo y cuota de IVA; muestra el total a pagar (obligatorio en facturas simplificadas y recomendado en completas).
Cuándo aplica el IRPF. La retención solo aplica cuando un profesional persona física presta servicios a una empresa o profesional establecido en territorio nacional. El tipo general es 15 %. Los nuevos profesionales pueden usar 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes. Indícalo en la factura. El IRPF no aplica a sociedades (SL) ni a ventas B2C.
Campos opcionales útiles en la práctica. Referencia de pedido. Condiciones y vencimiento. Método de pago (transferencia, tarjeta). IBAN. Datos de contacto. Cláusula de demora. Política de suplidos, recargos o descuentos si procede.
Buenas prácticas de numeración
Usa una o varias series por año, por ejemplo 2025-A-000123. Emplea series separadas para distintos establecimientos o tipos documentales, como facturas rectificativas y simplificadas. Nunca reutilices números. Mantén la continuidad si cambias de herramienta a mitad de año. Deja por escrito tu lógica de series para tu “yo” futuro.
Resumen rápido de referencia
- Tipos de IVA: 21 %, 10 %, 4 %.
- Tipos de IRPF: 15 % general, 7 % nuevos profesionales.
- Límite de factura simplificada: hasta 400 € con carácter general; hasta 3.000 € en determinados casos de comercio minorista y hostelería.
- Plazo de expedición: en el devengo, o hasta el día 16 del mes siguiente en B2B.
- Facturas rectificativas: emitir en cuanto conozcas la causa y dentro de los plazos legales.
Base legal: RD 1619/2012 y Ley 37/1992. Texto oficial del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) en el BOE.
Factura facil y generador de facturas: opciones rápidas
Factura facil significa el camino más rápido y conforme. Usa un generador de facturas o herramienta en línea con plantillas adaptadas a la normativa. Debe realizar cálculos automáticos, lógica de IRPF e IVA, exportar PDF, permitir envío y conservar a largo plazo. También debe cubrir numeración correcta, menciones legales y estar preparada para Verifactu y e-factura.
Qué buscar en un generador. Tipos de IVA al 21 %, 10 % y 4 %. IRPF al 15 % y 7 %. Marcador de inversión del sujeto pasivo y su texto. Campos intracomunitarios para VAT-IDs. Numeración secuencial por series. Facturas rectificativas y simplificadas. Presupuestos que se convierten en factura. Fichero de clientes y catálogo de productos. Exportación a PDF y a e-facturas estructuradas. B2G: Facturae con firma electrónica. B2B: UBL/CII (pendiente de normas finales). Soporte de firmas digitales. Trazabilidad de entrega. Almacenamiento mínimo de cuatro años y copias de seguridad.
Pros y contras frente a plantillas. Pros: menos errores, totales y retenciones automáticas, numeración correcta y rastro de auditoría. Contras: pequeña curva de aprendizaje y suscripción. Las plantillas en Word o Excel facturacion valen para escala muy pequeña, pero aumentan el riesgo de errores de cálculo y numeración.
Siguiente paso neutral. Prueba una herramienta en factura en línea que cumpla la normativa. Si quieres una opción sencilla para autónomos y pymes, puedes empezar con renn, que se centra en rapidez y cumplimiento.
Excel facturacion (facturación en Excel)
Cuándo tiene sentido Excel. Úsalo si emites muy pocas facturas o necesitas un diseño muy personalizado. Excel puede calcular IVA, IRPF y totales con fórmulas si lo configuras con cuidado.
Cómo montarlo paso a paso. Crea un encabezado con datos de emisor y destinatario. Añade una tabla de líneas con cantidad, descripción, precio unitario y posibles descuentos. Calcula la base. Añade una columna de IVA con selector de tipo. Añade una fila de IRPF si eres profesional y aplica. Suma totales. Protege las celdas con fórmulas. Formatea moneda con dos decimales. Exporta a PDF antes de enviar.
Numeración y errores a evitar. Mantén una hoja dedicada con el “siguiente número” por serie y año. Evita duplicados con validaciones. No edites totales a mano. Usa formato de fecha consistente. Guarda los PDFs exportados y el archivo origen de Excel. Mantén la continuidad si luego pasas a software.
Limitaciones a recordar. Excel no tiene rastro de auditoría. Es fácil romper una fórmula. Es flojo para recurrencias o rectificativas. Puede no encajar con la e-factura y Verifactu futuras.
Truco de Excel que puedes pegar. Usa una celda selector para IVA: 0, 0,10 o 0,21. Calcula la cuota como =Base*Tipo_IVA. Calcula el IRPF como =SI(Aplica_IRPF; Base*0,15; 0) y cambia 0,15 a 0,07 para nuevos profesionales.
Factura en línea (herramientas web y contexto de e-factura)
Hacer factura en línea es un flujo simple: regístrate, completa datos de empresa, configura una serie (p. ej., 2025-F), crea impuestos predefinidos para IVA e IRPF, crea el cliente, añade líneas, genera PDF y, cuando toque, la e-factura estructurada. Envía.
Factura electrónica y solución pública. Un PDF es legible por humanos, pero la verdadera factura electrónica es un fichero estructurado, como Facturae o UBL. La normativa avanza hacia la e-factura B2B obligatoria y una solución pública de facturación. Elige herramientas que soporten estos formatos para estar “future-proof”. Lee más sobre la factura electrónica obligatoria para autónomos.
Verifactu en resumen. La AEAT define requisitos para sistemas de facturación que aseguran integridad y registro de altas y anulaciones. Elige software compatible y listo para certificarse cuando las reglas entren plenamente en vigor.
Seguridad y entrega importan. Envía por email con acuses, portal de clientes o e-delivery. Conserva las facturas durante el periodo legal. Mantén copias fuera de la sede.
Para comparar herramientas, revisa nuestras elecciones de la mejor app para hacer facturas gratis.
Como hacer una factura a mano (cómo hacer una factura a mano)
Las facturas manuscritas son válidas. Deben incluir todos los campos obligatorios, ser legibles e indelebles y estar numeradas correctamente. Conserva un original para el cliente y una copia para ti. Úsalo para casos puntuales o caídas del sistema.
Cómo escribirla con claridad. Usa un talonario o plantilla preimpresa. Escribe serie y número. Añade fechas. Añade datos de emisor y destinatario. Lista cada concepto con descripción, cantidad y precio unitario. Calcula la base. Indica tipo y cuota de IVA. Añade IRPF si corresponde. Escribe el total. Incluye notas legales como exención o inversión del sujeto pasivo cuando apliquen. Firma o sella si quieres.
Después de emitirla. Escanéala y archívala. Regístrala en tus libros. Mantén continuidad de numeración. Si luego migras a software, conserva la misma serie.
Como hacer una factura en Word (cómo hacer una factura en word)
Empieza con una plantilla adaptada a la normativa. Crea bloques claros para datos de emisor y destinatario. Inserta una tabla de líneas. Añade una sección para tipos de IVA, una línea de IRPF y los totales. Usa marcadores para campos repetidos.
Formato y errores a evitar. Usa tablas para alinear. Evita celdas combinadas que rompan totales. Deja espacio para notas legales. Exporta a PDF antes de enviar. Word no calcula, así que revisa todos los totales a mano.
Cuándo cambiar. Si tu volumen crece, pásate a factura en línea con numeración automática y soporte de e-factura. Ahorrarás tiempo y errores.
Modelo factura sin IVA (modelo de factura sin IVA: exenta, 0 % o inversión del sujeto pasivo)
Cuándo no aparece el IVA en la factura. No añades IVA en tres situaciones comunes:
- Operación exenta: por ejemplo, sanidad, educación, ciertos servicios sociales, finanzas o seguros, y determinados inmuebles (art. 20 LIVA). Si tu actividad está exenta, normalmente no puedes deducir el IVA soportado.
- Prestación intracomunitaria: vendes a una empresa de otro país de la UE con VAT-ID válido, por lo que la venta queda exenta conforme al art. 25 LIVA.
- Inversión del sujeto pasivo: en ciertas actividades (p. ej., determinadas obras y entregas de materiales), el comprador -no tú- declara el IVA (art. 84 LIVA). En los tres casos emites la factura sin IVA; en inversión del sujeto pasivo el comprador se autorepercute el impuesto.
Qué debes escribir en la factura. Para exenciones, añade una nota legal breve, por ejemplo: “Exenta por art. 20 LIVA…”. Para intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo, indica la cláusula (art. 25 o art. 84) e incluye ambos VAT-IDs cuando vendas a una empresa de la UE. Mantén un texto corto y claro.
El IRPF puede seguir aplicando. Si eres profesional persona física y facturas a una empresa, mantén la línea de IRPF cuando corresponda, incluso si no hay IVA.
Dos ejemplos cortos.
- Caso exento. “Exenta por art. 20.Uno.8º LIVA. Servicios de formación.”
- Inversión del sujeto pasivo. “Inversión del sujeto pasivo, art. 84.Uno.2º LIVA.”
Solicitud factura (pedir una factura a un proveedor)
Tienes derechos claros. Empresas y profesionales deben emitir facturas por sus operaciones. Los consumidores pueden recibir factura en papel salvo que consientan la electrónica, sin recargo. Para compras pequeñas es habitual la factura simplificada. Puedes pedir factura completa si necesitas deducir el IVA.
Cómo solicitarla por email. Usa la plantilla:
Asunto: solicitud de factura completa
Hola,
Compré [producto/servicio] el [fecha] por [importe]. Adjunto justificante de pago.
Por favor, emitid una factura completa a mi nombre con estos datos:
Nombre o razón social: [tu nombre]
NIF o NIF-IVA: [tu NIF]
Domicilio: [tu domicilio]
Concepto: [breve descripción]
Si ya se emitió una factura simplificada, por favor cambiadla por una completa. Esto es el canje a factura completa. Entiendo que el plazo general se alinea con los derechos de rectificación del IVA.
Gracias.
Qué revisar al recibirla. Confirma serie, número y fecha. Revisa tu NIF. Verifica líneas, tipo y cuota de IVA, o la cláusula de exención. Revisa IRPF si aplica. Verifica totales. Solicita factura rectificativa si hay errores.
Ejemplos prácticos y checklist
- Servicio estándar 21 % sin IRPF. Base 500 €. IVA 105 €. Total 605 €.
- Estándar 21 % con IRPF. Base 500 €. IVA 105 €. IRPF 75 €. Total 530 €.
- IVA reducido 10 %. Base 500 €. IVA 50 €. Total 550 €.
- IVA súper reducido 4 %. Base 500 €. IVA 20 €. Total 520 €.
Checklist para Word que puedes copiar (como hacer una factura en word):
- Serie y número
- Fecha de expedición y fecha de devengo
- Nombre, NIF y domicilio del emisor
- Nombre, NIF y domicilio del destinatario
- Descripción, cantidad, precio unitario, descuento
- Base imponible
- Tipo y cuota de IVA, o nota de exención
- Tipo y cuantía de IRPF si aplica
- Total a pagar
- Condiciones de pago e IBAN
- Zona de notas legales
Ejemplos de numeración a imitar. 2025-F-000123 para serie normal. 2025-R-000045 para rectificativas. 2025-S-001230 para simplificadas. Mantén secuencias separadas por tipo.
Conservación y libros. Guarda las facturas al menos 4 años (plazo de prescripción tributaria). Muchos libros contables deben conservarse 6 años según el Código de Comercio. Mantén copias de seguridad en ubicaciones separadas.
Conclusión
Hacer facturas es una checklist repetible: incluye todos los datos para hacer una factura, numera correctamente, aplica bien IVA e IRPF y emite en plazo. Prioriza herramientas de factura en línea que cumplan la normativa y se preparen para e-factura y Verifactu. Conserva plantillas de Word y Excel facturacion como respaldo. Las facturas a mano son válidas si están completas. Si buscas rapidez y cumplimiento, una herramienta como renn puede ayudarte a como hacer una factura correctamente cada vez.
