Aprende a crear una factura correcta en Excel que te paguen a tiempo y que cumpla las normas de España. Tendrás una plantilla de inicio rápido, un paso a paso claro para construir tu propia hoja en Excel y cuándo cambiar a un software de facturación. Veremos los datos obligatorios de la factura, tipos de IVA (21%, 10%, 4%), retención de IRPF (15% o 7% para nuevos profesionales), numeración secuencial, factura completa vs simplificada y qué cambia desde 2026 con Verifactu y la facturación electrónica B2B. Contenido 100% enfocado en España, con ejemplos para autónomos y microempresas.
Quick Q&A
¿Qué es una factura de Excel “fácil”? Una factura correcta que puedes crear rápido. Tiene todos los campos legales y totales claros.
¿Necesito software hoy? No. Puedes usar Excel o una plantilla. Planifica el cambio a un software conforme antes de 2026.
¿Las facturas en Excel son legales? Sí, si el contenido está completo y mantienes la integridad. Exporta a PDF para tus clientes.
¿Debo mostrar el método de pago o un sello de “pagado”? No. Son opcionales. Útiles para tu control, no un requisito legal.
Excel facturación: lo esencial
Excel facturación significa una factura en una hoja de cálculo con todos los campos legales y totales. Luego exportas a PDF y la envías por email con el consentimiento del cliente. Las facturas pueden ser en papel o electrónicas si garantizas autenticidad e integridad. Las reglas de contenido se basan en el Reglamento de facturación (RD 1619/2012). El método de pago y el sello “pagado” son opcionales.
Opciones para empezar:
- Usa una plantilla gratuita de factura en Excel. (inserta aquí el enlace a la plantilla)
- O duplica el modelo de una sola hoja que construirás con esta guía.
Nota para 2026 y siguientes: Excel por sí solo no cumplirá con Verifactu (QR, registro de eventos a prueba de manipulación). Necesitarás software conforme o un puente Excel-a-Facturae. Planifica el cambio.
Lee Cómo hacer una factura para un recorrido completo.
Como hacer una factura en Excel (paso a paso)
Puedes montar una hoja limpia de una pestaña en minutos. Manténlo simple. Bloquea los cálculos para evitar errores.
Bloque de cabecera - izquierda:
- Nombre comercial y número fiscal (NIF o NIE), dirección y contacto.
- El logo es opcional.
Bloque de cabecera - derecha:
- Número de factura. Usa una serie y mantenla secuencial. Ejemplo: 2025-A-001.
- Fecha de emisión. La fecha de vencimiento es opcional pero útil.
Bloque de cliente:
- Nombre o razón social del cliente, NIF para B2B, dirección.
- Para B2C con factura simplificada bajo umbrales, puedes mostrar menos campos. Ver reglas abajo.
Tabla de líneas - columnas:
- Concepto o servicio.
- Cantidad.
- Precio unitario.
- Descuento % (opcional).
- Tipo de IVA por línea: 21%, 10%, 4%, exento o 0% cuando proceda.
- Base imponible por línea.
- % IRPF cuando facturas a una empresa española como profesional.
- Total de la línea.
Zona de totales - pie:
- Subtotal (base imponible): suma de las bases de todas las líneas.
- Total IVA: muéstralo por tipo si usaste tipos mixtos.
- Retención de IRPF (si aplica): muéstrala como importe negativo.
- Total factura = subtotal + IVA - IRPF.
Buenas prácticas:
- Congela las filas de cabecera y protege las celdas con fórmulas.
- Nueva factura: duplica el último archivo y actualiza número y fechas primero.
- Exporta a PDF antes de enviar. Conserva el Excel y el PDF enviado.
Crear factura en Excel: plantilla gratis y fórmulas limpias
Descarga la plantilla gratuita y mantén fórmulas sencillas. Debería servir a la mayoría de autónomos.
Qué incluye la plantilla:
- Campos preparados para emisor y cliente. Serie con una celda manual para el siguiente número.
- Desplegable de tipo de IVA por línea: 21%, 10%, 4%. Esto gobierna el cálculo del IVA.
- Conmutador de IRPF: sí o no. Tipo al 15% por defecto, 7% para nuevos profesionales.
- Líneas separadas de IVA por tipo cuando mezclas, por ejemplo, artículos al 21% y 4%.
Fórmulas en lenguaje claro:
- Base imponible de la fila = cantidad x precio unitario x parte facturada tras el descuento.
- IVA por tipo = suma de bases etiquetadas con ese tipo x el porcentaje correspondiente.
- IRPF = subtotal x tu tipo de IRPF. Muéstralo en negativo.
- Total = subtotal + IVA total - IRPF.
Consejos de formato:
- Moneda con dos decimales. Usa separadores españoles.
- Pon el total de la factura en negrita y un poco más grande.
- Bordes suaves y suficiente espaciado para facilitar la lectura.
Factura electrónica Excel: datos obligatorios
Una factura completa debe identificar a ambas partes y el detalle fiscal. Mantén la secuencia continua.
Factura completa - debe incluir:
- Número secuencial y serie, y la fecha de emisión.
- Emisor y destinatario: nombre o razón social, NIF o NIE o NIF-IVA intracomunitario, y direcciones.
- Lo vendido: descripción, cantidad y precio unitario.
- Base imponible, tipo de IVA e importe de IVA por tipo, y el total.
- Si procede: línea de IRPF en negativo. Nota de inversión del sujeto pasivo. Referencia legal de exención.
Factura simplificada - cuándo se permite:
- Puedes usarla cuando el total sea hasta 400 euros IVA incluido, o para facturas rectificativas. Hasta 3.000 euros IVA incluido en sectores donde se permitían antiguos tickets.
- Debe mostrar número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, descripción, tipo de IVA o la nota “IVA incluido”, y el total.
- Datos del cliente solo en algunos supuestos o si lo solicita.
Reglas de numeración:
- Se permite una o más series si están justificadas. Ejemplo: tienda física vs online, distintos comercios, facturas rectificativas.
- Cada serie debe ser continua, sin huecos ni duplicados.
Qué puede hacer Excel hoy
- Crear la factura y exportar un PDF. Enviar por email si el cliente está de acuerdo.
- Para el sector público, necesitas XML Facturae vía FACe. Excel por sí solo no basta.
Qué no puede hacer Excel por sí solo
- Generar XML Facturae, firmas digitales, QR, cadenas hash o registros de eventos Verifactu.
2026 y más - cumplimiento en breve
- Verifactu: las empresas que tributan por Impuesto sobre Sociedades deben usar facturación conforme desde el 1 ene 2026. El resto, incluidos autónomos, desde el 1 jul 2026. Los proveedores solo podrán comercializar sistemas conformes desde el 1 jul 2025.
- Facturación electrónica B2B bajo Crea y Crece: fases desde 2026. Primero grandes empresas con más de 8 millones de euros de facturación. El resto después.
Conclusión para Excel: válido en 2025 para facturas PDF básicas. Planifica el paso a una herramienta preparada para Verifactu o a un puente.
¿Buscas una forma de facturar fácilmente gratis? Mira programa de facturación gratis.
Hacer una factura con Excel: IVA, IRPF y casos especiales
- Tipos de IVA habituales: 21% general. 10% y 4% reducidos y superreducido. Los libros van al 4%. Parte de la alimentación y transporte al 10%.
- Exenciones: existen, por ejemplo, algunos servicios sanitarios o educativos. Si es exento, escribe la referencia legal.
- Retención de IRPF: aplica en servicios profesionales facturados a empresas españolas. Estándar 15%. Puedes usar 7% durante tus primeros 3 años como nuevo profesional. No apliques IRPF cuando factures a consumidores, no residentes o por ventas de bienes o retail.
- B2B intracomunitario: usa 0% de IVA si ambos tenéis NIF-IVA válido. Añade “inversión del sujeto pasivo” y presenta el Modelo 349.
- IVA mixto en una factura: muestra subtotales de IVA por tipo. Tu plantilla debe sumar cada tipo por separado.
- Comerciantes en recargo de equivalencia: no hay IRPF en facturas de venta. El tratamiento del IVA es distinto en compras.
Programa de facturación gratis en Excel: pros, contras y uso seguro
Excel es flexible y gratuito, pero ojo con los errores. Crea una rutina de control sencilla.
Pros: gratis, conocido, personalizable, sin conexión, fácil de adaptar a tu marca.
Contras y riesgos: errores de numeración manual, fórmulas rotas, sin trazabilidad, colaboración difícil, sin Facturae, sin QR o hash Verifactu, copias de seguridad a tu cargo.
Checklist de uso seguro:
- Bloquea celdas con fórmulas y usa validaciones para IVA e IRPF.
- Añade una pestaña de registro con número de factura, fecha, cliente, total y estado.
- Guarda cada factura como PDF y XLSX. Usa un nombre claro como 2025-A-001_Cliente_Total.pdf.
- Conserva copias 6 años y concílialas con tus libros de IVA e IRPF.
- Cuadra tus totales trimestrales con los borradores de Modelo 303 y 130.
- Cuándo Excel deja de ser suficiente: facturas recurrentes, equipos, FACe o e-invoicing B2B, Verifactu, inventario, conciliación bancaria, recordatorios o si necesitas integridad certificada.
Excel facturación vs software de facturación: cuándo cambiar
Cambia cuando aumente el volumen o las exigencias de cumplimiento. Hazlo pronto y prueba con un cliente de confianza.
Señales claras para migrar:
- Emites más de 10 a 20 facturas al mes o a más de 30 clientes al año.
- Debes enviar Facturae al sector público o e-invoices B2B a grandes clientes.
- Se acerca tu fecha límite de Verifactu.
- Necesitas numeración automática, recordatorios, sincronización bancaria o IVA complejo.
Ruta de migración:
- Exporta tu registro de facturas de Excel a CSV. Importa clientes y productos al software.
- Reconstruye tus series y envía una primera e-invoice a un cliente amigo.
- Conserva Excel solo para presupuestos y borradores.
Errores comunes y cómo solucionarlos en Excel
- Numeración: duplicada o secuencia rota. Usa una serie por año y una pestaña de registro simple.
- Falta de NIF del cliente en B2B: añádelo junto al nombre del cliente.
- Mezcla incorrecta de IVA e IRPF: los profesionales a empresas suelen llevar IRPF. Las ventas de productos no.
- Pensar que método de pago o “pagado” es obligatorio: son opcionales. Lleva un campo de estado de pago para ti.
- Un solo tipo de IVA en bienes mixtos: pon IVA por línea y subtotales por tipo.
Conclusión
La facturación con Excel funciona si el contenido es correcto y los totales están claros. Para 2026 y después, planifica Verifactu y la e-invoicing B2B. Excel por sí solo no bastará a menos que lo acompañes de software conforme. Usa la plantilla para empezar rápido y programa tu migración. Si necesitas un camino más rápido, renn puede ayudarte a cambiar cuando estés listo.
