Una factura en Excel es legal si lleva todos los campos obligatorios y numeración correlativa, y según la AEAT Excel no queda sujeto al reglamento de Verifactu mientras lo uses solo para introducir datos, emitir, imprimir y guardar facturas. Puedes descargar la plantilla de factura en Excel y cambiarla por tus datos.
La excepción es una macro: si programas una que genere tus libros de IVA o IRPF, tu hoja pasa a ser un sistema de facturación y tendrías que cumplir el reglamento.
Una factura en Excel es legal si lleva todos los campos obligatorios y numeración correlativa, y según la AEAT Excel no queda sujeto al reglamento de Verifactu mientras lo uses solo para introducir datos, emitir, imprimir y guardar facturas. Puedes descargar la plantilla de factura en Excel y cambiarla por tus datos.
La excepción es una macro: si programas una que genere tus libros de IVA o IRPF, tu hoja pasa a ser un sistema de facturación y tendrías que cumplir el reglamento.
Descarga la plantilla en formato .xlsx. Es gratuita y no hace falta registrarse.
Sustituye los datos de ejemplo por los tuyos, guarda una copia como plantilla en blanco y trabaja siempre sobre una copia nueva para cada factura.
Si necesitas una factura sin IVA, tienes el modelo en factura sin IVA.
Esto lo fija el Real Decreto 1619/2012. Si falta uno, la factura es incompleta, esté hecha en Excel o en lo que sea.
Si aplicas una exención de IVA tienes que decir por qué. Poner 0 no basta.
El orden es siempre el mismo.
1. Tus datos fijos. Nombre, NIF y domicilio en la cabecera. No los toques entre facturas.
2. El número. Correlativo dentro de una serie, por ejemplo 2026-001, 2026-002. No reinicies la numeración aunque abras un archivo nuevo.
3. El cliente. Razón social, NIF y domicilio completos.
4. Las líneas. Descripción, cantidad y precio. Una línea por concepto.
5. Las fórmulas. Base, IVA y retención se calculan solas. Están en la sección siguiente.
6. Guarda en PDF y envía el PDF. El Excel te lo quedas tú. Mandar el .xlsx deja el documento editable.
7. Apúntala en una hoja de registro. Número, fecha, cliente, base, IVA, retención y total. Con las sumas por trimestre tienes lo que necesitas para el modelo 303.
Con una factura de 1.000€ de base, IVA al 21% y retención del 15%, así se calcula en Excel en español. Ajusta las celdas a tu plantilla.
El cliente te paga 1.060€: la base más el IVA, menos la retención que él ingresa en Hacienda a tu nombre.
El IVA. El tipo general es el 21%. Hay actividades al 10% y al 4%, y otras exentas, como la sanidad o la educación reglada. Si estás exento, no cobras IVA y tampoco puedes deducirte el que pagas.
La retención de IRPF. Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro profesional en España, aplicas el 15%. Baja al 7% el año en que empiezas y los dos siguientes, si no ejerciste ninguna actividad profesional el año anterior.
No se aplica retención cuando facturas a un particular ni a un cliente extranjero.
El plazo. Si tu cliente es empresa o profesional, la factura tiene que estar expedida antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
La factura simplificada. Si vendes a particulares puedes emitir un ticket por importes de hasta 400€ con IVA incluido. Es un formato distinto y más corto: está explicado en cómo hacer una factura.
Casi todo lo que se publica dice que con Verifactu Excel deja de valer. No es lo que dice la AEAT.
Su FAQ oficial separa dos usos. Si usas una hoja de cálculo solo para introducir los datos, emitir e imprimir las facturas y conservar la información, el reglamento no te afecta. Su propio ejemplo es un listado sencillo de facturas emitidas con sus totales.
Si, en cambio, programas una macro que genere directamente los libros de IVA, los de IRPF o la contabilidad, tu hoja se considera un sistema informático de facturación y tiene que cumplir el reglamento. La AEAT puede comprobar si una hoja de cálculo se comporta como tal por las funciones que usa.
Lo que significa en la práctica: una plantilla con fórmulas de suma, sin macros, queda fuera. Una hoja con macros que te monta el 303 solo, no.
Las fechas de Verifactu para quien sí está dentro están en Verifactu: entrada en vigor.
Funciona bien con pocas facturas, pocos clientes y un solo tipo de IVA. Deja de compensar en cuatro casos:
Para esos casos hay opciones gratuitas comparadas en programa de facturación gratis.
Saltarse un número. Los huecos en la serie son de lo primero que se mira en una comprobación.
Olvidar la retención. Se arregla con una factura rectificativa, pero tu cliente ya habrá presentado su modelo 111.
Editar una factura ya enviada. No se modifica: se emite una rectificativa que identifique la original.
Enviar el .xlsx en lugar del PDF. Deja el documento editable y cuestiona su valor.
No guardar copia fuera de tu portátil. La factura es tu justificante. Si se pierde el archivo, la responsabilidad sigue siendo tuya.
Meter una macro sin saber lo que implica. Un atajo que te cambia de régimen.
Una factura en Excel es legal con los campos obligatorios y numeración correlativa.
Según la AEAT, Excel queda fuera del reglamento de Verifactu si solo lo usas para introducir datos, emitir, imprimir y guardar facturas.
Si programas una macro que genere tus libros de IVA o IRPF, entras en el reglamento.
Lo que no te va a salvar: un Excel sin numeración correlativa o con la retención mal aplicada.
Sí, si lleva todos los campos obligatorios y mantienes la numeración correlativa. Envía siempre el PDF.
No, según la FAQ de la AEAT, mientras uses la hoja solo para introducir datos, emitir, imprimir y guardar facturas. Cambia si programas una macro que genere tus libros de IVA o IRPF.
El QR lo exige el reglamento a los sistemas que entran en él. Si tu hoja queda fuera, no te lo exige.
Puedes, pero si generan directamente tus libros de IVA, de IRPF o tu contabilidad, tu hoja se considera sistema de facturación y debe cumplir el reglamento.
No la edites. Emite una factura rectificativa con su propia numeración que identifique la original.
Exigirá un archivo estructurado, y ni un PDF ni un Excel lo son. Todavía no hay fecha, porque depende de una orden ministerial sin publicar.
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