Aprende a crear una factura correcta en Excel que cumpla las normas españolas y facilite el cobro. Tendrás una plantilla de inicio rápido, un paso a paso claro y guía sobre cuándo cambiar a software. Cubrimos datos obligatorios, tipos de IVA (21%, 10%, 4%), retención de IRPF (15% o 7% para nuevos profesionales), numeración secuencial y qué cambia desde 2026 con Verifactu y la facturación electrónica B2B.
Preguntas rápidas
¿Qué es una factura de Excel fácil? Una factura correcta que puedes crear rápido. Tiene todos los campos legales y totales claros.
¿Necesito software hoy? No. Puedes usar Excel o una plantilla. Planifica el cambio a un software conforme antes de 2026.
¿Las facturas en Excel son legales? Sí, si el contenido está completo y mantienes la integridad. Exporta a PDF para tus clientes.
¿Debo mostrar el método de pago o un sello de pagado? No. Son opcionales. Útiles para tu control, no un requisito legal.
Excel facturación: lo esencial
Excel facturación es una factura en hoja de cálculo con todos los campos legales y totales. Luego exportas a PDF y la envías por email. Las reglas de contenido se basan en el RD 1619/2012. El método de pago y el sello de pagado son opcionales.
Opciones para empezar:
- Duplica el modelo de una sola hoja que construirás con esta guía.
- O usa una plantilla gratuita de factura en Excel, como la de abajo.
Importante: Esta plantilla incluye todos los campos obligatorios, pero debes adaptar cada factura. Elige el tipo de IVA correcto (21%, 10%, 4% o 0% si está exento, es intracomunitario o hay inversión del sujeto pasivo). Aplica la retención de IRPF solo si eres autónomo español facturando servicios a empresas. Añade la mención legal si el IVA es 0%. Mantén la numeración correlativa sin saltos. Exporta siempre a PDF antes de enviar.
Nota para 2026 y siguientes: Excel por sí solo no cumplirá con Verifactu (QR, registro a prueba de manipulación). Necesitarás software conforme. Planifica el cambio.
Lee cómo hacer una factura para un recorrido completo.
Cómo hacer una factura en Excel paso a paso
Monta una hoja limpia en minutos. Manténlo simple. Bloquea los cálculos para evitar errores.
Cabecera izquierda:
- Nombre comercial y NIF o NIE, dirección y contacto. El logo es opcional.
Cabecera derecha:
- Número de factura. Usa una serie secuencial. Ejemplo: 2025-A-001. Fecha de emisión.
Bloque de cliente:
- Nombre o razón social, NIF para B2B, dirección. Para B2C con factura simplificada bajo umbrales, puedes mostrar menos campos.
Tabla de líneas:
- Concepto, cantidad, precio unitario, descuento % (opcional), tipo de IVA por línea (21%, 10%, 4%, exento o 0%), base imponible, % IRPF si facturas como profesional a empresa española, total de la línea.
Totales:
- Subtotal (base imponible), total IVA por tipo, retención de IRPF como importe negativo, total = subtotal + IVA - IRPF.
Buenas prácticas:
- Protege las celdas con fórmulas. Para nueva factura, duplica el último archivo. Exporta a PDF antes de enviar.
Plantilla y fórmulas para factura en Excel
Qué incluye la plantilla:
- Campos para emisor y cliente. Serie con celda manual para el siguiente número.
- Desplegable de tipo de IVA por línea: 21%, 10%, 4%.
- Conmutador de IRPF: sí o no. Tipo al 15% por defecto, 7% para nuevos profesionales.
- Líneas separadas de IVA por tipo cuando mezclas.
Fórmulas en lenguaje claro:
- Base de la fila = cantidad x precio unitario x parte tras descuento.
- IVA por tipo = suma de bases de ese tipo x porcentaje.
- IRPF = subtotal x tipo. Muéstralo en negativo.
- Total = subtotal + IVA - IRPF.
Consejos de formato:
- Moneda con dos decimales. Separadores españoles. Total en negrita.
Datos obligatorios en una factura de Excel
Factura completa:
- Número y serie, fecha de emisión, emisor y destinatario (nombre, NIF, dirección), descripción, cantidad y precio, base imponible, IVA por tipo y total. Si procede: IRPF negativo, nota de inversión del sujeto pasivo, referencia de exención.
Factura simplificada:
- Hasta 400 euros IVA incluido (o 3.000 en sectores de tickets). Número, fecha, NIF y nombre del emisor, descripción, tipo de IVA y total. Datos del cliente solo si los solicita.
Numeración:
- Varias series si están justificadas. Cada serie continua, sin huecos ni duplicados.
Límites de Excel:
- Puede crear PDF y enviarlo por email. No puede generar XML Facturae, firmas digitales, QR ni registros Verifactu.
2026:
- Verifactu obligatorio para sociedades desde 1 ene 2026, para el resto (incluidos autónomos) desde 1 jul 2026. Facturación electrónica B2B por fases desde 2026.
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IVA, IRPF y casos especiales
- IVA habitual: 21% general, 10% reducido, 4% superreducido. Libros al 4%, parte de alimentación y transporte al 10%.
- Exenciones: si está exento, escribe la referencia legal.
- IRPF: aplica en servicios profesionales a empresas españolas. 15% estándar o 7% primeros 3 años. No apliques a consumidores, no residentes o ventas de bienes.
- B2B intracomunitario: 0% IVA si ambos tienen NIF-IVA válido. Añade leyenda de inversión del sujeto pasivo y presenta Modelo 349.
- IVA mixto: muestra subtotales por tipo. La plantilla debe sumarlos por separado.
Excel vs software: cuándo cambiar
Señales claras para migrar:
- Más de 10-20 facturas al mes o más de 30 clientes al año.
- Necesitas Facturae para el sector público.
- Se acerca tu fecha de Verifactu.
- Necesitas numeración automática o conciliación bancaria.
Ruta de migración: exporta tu registro a CSV, importa al software, reconstruye series y envía una primera e-factura a un cliente de confianza.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Numeración duplicada o rota: usa una serie por año con registro simple.
- Falta de NIF del cliente B2B: añádelo junto al nombre.
- IRPF en ventas de bienes: el IRPF solo aplica a servicios profesionales.
- IVA único en bienes mixtos: pon IVA por línea y subtotales por tipo.
Conclusión
La facturación con Excel funciona si el contenido es correcto y los totales cuadran. Para 2026 y después, planifica Verifactu y la e-factura B2B. Usa la plantilla para empezar rápido y programa tu migración.
Cuando estés listo, renn te ayuda a cambiar. Compara también: mejor plataforma de facturación.
