Esta guía explica todos los datos para hacer una factura, los mínimos legales y cómo rellenarla correctamente, también si es a mano. Tendrás listas rápidas para factura completa vs. simplificada, qué cambia entre particulares y empresas, y cómo el IVA, la retención de IRPF, las exenciones y la inversión del sujeto pasivo afectan a los campos obligatorios. Además desmontamos mitos como si hay que poner "pagado" o incluir la forma de pago, y destacamos las novedades de 2025 sobre Verifactu y el QR sin jerga.
Preguntas rápidas
¿Qué datos debe contener una factura? Número y serie, fechas, datos del emisor y del cliente, descripción, base imponible, IVA por tipo y menciones legales cuando proceda.
¿Tengo que poner "pagado" o una forma de pago? No. Son notas opcionales. Ayudan a cobrar, pero no son datos obligatorios en factura.
¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada? En la mayoría de ventas B2C hasta 400 euros IVA incluido, o hasta 3.000 euros en casos específicos de comercio minorista y transporte.
¿Cuándo debo añadir retención de IRPF? Cuando eres profesional y facturas servicios B2B. El tipo general es 15 %, o 7 % en los primeros años de actividad.
¿Verifactu cambia el contenido de la factura? No. Verifactu fija reglas de software y el QR, no el contenido del IVA. Los datos necesarios para una factura siguen siendo los mismos.
Datos para hacer una factura: Checklist
Empieza aquí. Copia esta checklist para evitar errores.
Factura completa - campos obligatorios
- Número de factura y, si se usa, serie. Mantén series separadas lógicamente para rectificativas, autofacturas o ejecuciones.
- Fecha de expedición. Añade fecha de operación si difiere o si hay anticipos.
- Datos del emisor: razón social o nombre y apellidos, NIF o VAT ID, y domicilio.
- Datos del cliente: razón social o nombre y apellidos, domicilio. El NIF/VAT ID solo es obligatorio en casos concretos como entregas intracomunitarias exentas, inversión del sujeto pasivo o cuando la operación es imponible en España y el emisor está establecido aquí.
- Descripción de bienes o servicios. Precio unitario sin impuestos. Descuentos no incluidos en el precio unitario.
- Tipo o tipos de IVA y cuota de IVA por tipo, desglosada. Base imponible.
- Menciones legales cuando proceda: exención con referencia, inversión del sujeto pasivo, o regímenes especiales como agencias de viaje o bienes usados.
- Para medios de transporte nuevos, añade fecha de primera utilización y kilometraje u horas cuando aplique.
Factura simplificada - Campos exigidos
- Número y serie. Fecha de expedición. Añade fecha de operación si difiere.
- Nombre del emisor y NIF.
- Identificación de los bienes o servicios.
- Tipo de IVA. Puedes añadir la frase IVA incluido. Muestra la contraprestación total.
- Si es rectificativa, referencia la factura corregida.
- Extra cuando el cliente necesita deducir el IVA o es empresa que lo solicita: añade NIF y domicilio del cliente y muestra la cuota de IVA desglosada. Sin esto no podrá deducir.
Nota inmediata
La forma de pago y el sello "pagado" no son requisitos de la facturación. Son solo buenas prácticas.
Elementos y partes de una factura
Una factura tiene cinco bloques: encabezado, cliente, cuerpo, totales y menciones legales. Deben aparecer siempre, en papel o factura electrónica.
Encabezado
La palabra Factura para distinguirla de la proforma. Número y serie. Fecha de expedición. Datos del emisor.
Bloque del cliente
Nombre o razón social. Domicilio. NIF o VAT ID solo donde la ley lo exige o cuando el cliente lo pide para deducción de IVA.
Cuerpo
Descripción clara de cada línea. Unidades. Precios unitarios. Descuentos. Base imponible por tipo de IVA. Estos son los conceptos para poner en una factura que no deben faltar.
Totales
IVA por tipo y IVA total. Otros impuestos o recargos. Líneas de IRPF cuando apliquen a servicios profesionales. Total a pagar.
Menciones legales
Exenciones como LIVA artículo 20. Inversión del sujeto pasivo. Regímenes especiales.
Pie o notas
Opcional: forma de pago, IBAN, vencimiento, número de pedido, albaranes o términos comerciales. Para SEO: también conocido como datos para factura no obligatorios.
Numeración y series
Cada serie debe ser correlativa y separada para facturación por terceros o autofacturación y para facturas rectificativas.
Formato
Se admite papel o electrónico. En ambos casos hay que garantizar autenticidad, integridad y legibilidad.
Cómo rellenar una factura paso a paso
Sigue estos pasos en orden para que cuadren los totales y no falten menciones. Para un tutorial ampliado, consulta cómo hacer una factura.
- Elige serie y número del ejercicio. Mantén secuencias sin huecos.
- Introduce la fecha de expedición y, si difiere, la fecha de operación como la entrega del mes pasado.
- Completa el bloque del emisor: razón social, NIF, domicilio. Opcional: email o teléfono.
- Completa el bloque del cliente: nombre o razón social y domicilio. Añade NIF donde la ley lo exige o cuando pida deducción.
- Detalla las líneas: cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos. Agrupa por tipo de IVA si hay mezcla.
- Calcula la base imponible por tipo. Luego calcula el IVA por tipo y la cuota. Suma al total.
- Si eres profesional con retención de IRPF, añade la retención como línea negativa entre base y total. Tipo general 15 %, o 7 % para nueva actividad en el año de inicio y los dos siguientes.
- Si la operación está exenta o en inversión del sujeto pasivo, no repercutas IVA. Añade la referencia legal y la leyenda, por ejemplo "inversión del sujeto pasivo".
- Opcional pero recomendable: forma de pago, IBAN, vencimiento, pedido, referencia de entrega.
Mini ejemplo - Factura de servicios
10 horas x 50 euros = base 500 euros. IVA 21 % = 105 euros. IRPF -15 % = -75 euros. Total a pagar 530 euros.
Consejo
renn puede prefill tus datos de cliente, calcular IVA e IRPF y gestionar las series correctas. Puedes exportar a PDF y enviarlo desde tu email si prefiere
Cómo rellenar una factura a mano
Las facturas manuscritas son legales si incluyen todos los datos obligatorios y siguen la numeración correcta. Las mismas reglas se aplican a digital.
- Usa talonarios prenumerados o tu serie propia numerada. Nunca saltes números. Guarda copias.
- Escribe claro e indeleble. Evita el papel térmico que se borra. Escanéalo o haz copia para conservar.
- Corrige errores con una factura rectificativa, no tachando o reescribiendo la original.
- Incluye la fecha de operación cuando difiera. Añade menciones legales como exenta, inversión del sujeto pasivo o regímenes especiales si aplican.
- En servicios B2B de profesionales, incluye retención de IRPF cuando corresponda.
- Conserva copias y registros el tiempo legal. En papel o escaneadas deben seguir legibles.
- Si también usas un software SIF en algún momento, asegura la continuidad de series entre papel y software.
Datos de facturación: Qué son y cuáles son obligatorios
Datos de facturación son los datos identificativos y fiscales necesarios para emitir y recibir facturas. Solo algunos son obligatorios según el tipo de factura y el caso. Para reforzar el SEO, también cubrimos datos de facturacion cuales son.
Siempre en facturas completas
- Nombre, NIF y domicilio del emisor. Nombre y domicilio del cliente. Número y serie. Fechas. Descripción. Tipo y cuota de IVA. Base imponible. Menciones legales cuando proceda.
En facturas simplificadas
- Nombre del emisor y NIF, fecha de expedición, identificación del bien o servicio, tipo de IVA y total. Añade NIF y domicilio del cliente y desglosa IVA solo cuando el cliente necesite deducir o sea empresa que lo pida.
Casos en los que el NIF del cliente es obligatorio en facturas completas
- Entregas intracomunitarias exentas, inversión del sujeto pasivo, operaciones imponibles en España con emisor establecido, y otros casos del reglamento.
No obligatorios pero útiles
- IBAN, términos de pago, número de pedido, email de contacto y albarán.
Datos para factura a particulares (B2C)
Si vendes a consumidores, puedes emitir factura simplificada dentro de los límites legales. Para importes mayores o si piden datos fiscales, emite factura completa.
- Umbrales permitidos: hasta 400 euros IVA incluido con carácter general. Hasta 3.000 euros IVA incluido en ciertas actividades de retail, transporte u hostelería.
- En una simplificada B2C no incluyas NIF ni domicilio del consumidor salvo que pida deducción. Muestra el tipo de IVA y el total.
- Si el consumidor pide factura completa para una subvención o reembolso de empresa, incluye nombre completo y domicilio. NIF solo si lo solicita o si la ley lo exige.
- En ventas a distancia, intracomunitarias, exportaciones o regímenes especiales, usa factura completa y la regla de IVA correcta.
- Si el cliente es empresa o profesional, trátalo como B2B. Emite factura completa, aplica reglas de NIF y añade IRPF si eres proveedor profesional.
Factura fiscal: IVA, exenciones, inversión del sujeto pasivo, IRPF
El tratamiento fiscal cambia los campos que muestras y el texto legal que añades.
IVA estándar
Muestra base imponible, tipo como 21 %, 10 % o 4 %, y la cuota por tipo.
Operaciones exentas
No repercutas IVA. Añade leyenda como Exenta, LIVA art. 20 y el apartado: educación, sanidad, finanzas o ciertos inmuebles.
Operaciones no sujetas
Añade la referencia legal como LIVA art. 7 u 8 cuando proceda.
Entregas intracomunitarias de bienes y exportaciones
No repercutas IVA. Añade la referencia legal. Asegura el VAT del cliente de la UE y pruebas de transporte o exportación según aplique.
Inversión del sujeto pasivo
No repercutas IVA. Añade la leyenda Inversión del sujeto pasivo y la referencia legal. El cliente autoliquida el impuesto.
Retención de IRPF de profesionales en B2B
Normalmente 15 %, o 7 % para nueva actividad en el año de inicio y dos siguientes. Muestra la retención como línea negativa.
Recargo de equivalencia para minoristas
IVA + recargo en compras. En ventas a minoristas, si eres su proveedor, incluye las líneas de recargo correspondientes.
Mitos y FAQ sobre datos de facturación
- En una factura tiene que poner pagado. Falso. No es requisito legal. Puedes añadir un sello o recibí cuando cobres.
- Es obligatorio poner la forma de pago en las facturas. Falso. Es recomendable para cobros, pero no requisito factura para su validez.
- Una proforma vale como factura. Falso. La proforma no tiene efectos fiscales. Emite la factura en la entrega o anticipo.
- Las facturas electrónicas necesitan datos extra. En parte. El contenido legal es el mismo. Algunas reglas futuras B2B exigirán mensajes de estado entre sistemas, pero eso no es el contenido de la factura.
- Con facturas simplificadas siempre puedes deducir el IVA. Falso. La deducción exige NIF y domicilio del cliente y la cuota de IVA desglosada en la simplificada.
2025: Verifactu, QR y software
Verifactu regula cómo debe funcionar el software de facturación. No cambia los datos obligatorios de la factura.
- Hay dos modos: VERIFACTU, que envía registros online, y NO VERIFACTU, que guarda registros firmados localmente. Ambos añaden QR a las facturas para verificación o comunicación.
- Cambios en la cara de la factura: añade el QR y, en sistemas VERIFACTU, la leyenda Verifactu.
- Quien solo factura a mano y nunca usa software SIF queda fuera de Verifactu. Aun así, una vez vigente, basarse solo en manuscritas no es la vía de cumplimiento prevista. Si usas algún SIF en cualquier momento, aplica Verifactu.
- La AEAT ofrecerá un formulario sencillo para pequeños emisores que quieran generar facturas conformes en modo VERIFACTU sin software propio.
- Notas territoriales: País Vasco y Navarra usan TicketBAI. El resto de España usa Verifactu.
Requisitos de la facturación y requisitos de una factura
Resumen de requisitos factura:
- Identificación del emisor y del cliente correcta.
- Numeración correlativa por series separadas cuando proceda.
- Fechas de expedición y, si aplica, de operación.
- Descripción de operaciones y precios.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota desglosada por tipo.
- Menciones legales de exención, inversión del sujeto pasivo o régimen especial cuando aplique.
- Conservación y legibilidad de las facturas durante el plazo legal.
Elige software que encaje con tu flujo
renn es una plataforma pensada para España que añade Verifactu, opciones de IRPF y series correctas desde el primer día.
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Conclusión
Toda factura española debe incluir identificación, fechas, descripción, base imponible, IVA y menciones y una numeración correcta. Los datos de facturación como forma de pago son opcionales. Usa factura simplificada para ventas B2C pequeñas dentro de los límites. Emite factura completa cuando el cliente sea empresa o lo impongan las reglas fiscales. Añade IRPF cuando seas profesional que factura B2B. En casos exentos o de inversión del sujeto pasivo, no repercutas IVA y añade la referencia legal. Verifactu afecta al software y al QR, no al contenido esencial. Guarda esta checklist de datos para hacer una factura para que cada factura salga correcta.
