Esta guía explica todos los datos para hacer una factura, los mínimos legales y cómo rellenarla correctamente, también a mano. Tendrás listas rápidas para factura completa vs. simplificada, qué cambia entre particulares y empresas, y cómo afectan el IVA, la retención de IRPF, las exenciones y la inversión del sujeto pasivo. Desmontamos mitos como si hay que poner “pagado” o incluir la forma de pago. Y explicamos sin jerga las novedades de 2025 sobre Verifactu y el QR.
Preguntas rápidas
¿Qué datos debe contener una factura? Número y serie, fechas, datos del emisor y del cliente, descripción, base imponible, IVA por tipo y menciones legales cuando proceda.
¿Tengo que poner “pagado” o una forma de pago? No. Son notas opcionales. Ayudan a cobrar, pero no son datos obligatorios.
¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada? En la mayoría de ventas B2C hasta 400 euros IVA incluido, o hasta 3.000 euros en comercio minorista y transporte.
¿Cuándo debo añadir retención de IRPF? Cuando eres profesional y facturas servicios B2B. El tipo general es 15%, o 7% en los primeros años de actividad.
¿Verifactu cambia el contenido de la factura? No. Verifactu regula el software y el QR, no los datos del IVA. Los campos obligatorios siguen siendo los mismos.
Datos para hacer una factura: checklist
Empieza aquí. Copia esta lista para evitar errores.
Factura completa: campos obligatorios
- Número de factura y, si se usa, serie. Mantén series separadas para rectificativas, autofacturas o ejecuciones.
- Fecha de expedición. Añade fecha de operación si difiere o si hay anticipos.
- Datos del emisor: razón social o nombre y apellidos, NIF o VAT ID, y domicilio.
- Datos del cliente: razón social o nombre y apellidos, domicilio. El NIF/VAT ID es obligatorio en entregas intracomunitarias exentas, inversión del sujeto pasivo u otras operaciones que lo requieran.
- Descripción de bienes o servicios. Precio unitario sin impuestos. Descuentos no incluidos en el precio.
- Tipo o tipos de IVA y cuota de IVA por tipo, desglosada. Base imponible.
- Menciones legales cuando proceda: exención con referencia, inversión del sujeto pasivo, o regímenes especiales.
- Para medios de transporte nuevos, añade fecha de primera utilización y kilometraje u horas.
Factura simplificada: campos exigidos
- Número y serie. Fecha de expedición.
- Nombre del emisor y NIF.
- Identificación de los bienes o servicios.
- Tipo de IVA y, opcionalmente, la expresión “IVA incluido”. Contraprestación total.
- Si es rectificativa, referencia la factura corregida.
- Si el cliente necesita deducir el IVA: añade NIF y domicilio del cliente y la cuota de IVA desglosada.
Nota rápida
La forma de pago y el sello “pagado” no son requisitos legales. Son buenas prácticas.
Elementos y partes de una factura
Una factura tiene cinco bloques: encabezado, cliente, cuerpo, totales y menciones legales. Deben aparecer siempre, en papel o factura electrónica.
Encabezado. La palabra Factura. Número y serie. Fecha de expedición. Datos del emisor.
Bloque del cliente. Nombre o razón social. Domicilio. NIF o VAT ID donde la ley lo exige o cuando el cliente lo pide para deducir IVA.
Cuerpo. Descripción de cada línea. Unidades. Precios unitarios. Descuentos. Base imponible por tipo de IVA.
Totales. IVA por tipo y total. Líneas de IRPF cuando apliquen. Total a pagar.
Menciones legales. Exenciones (LIVA art. 20). Inversión del sujeto pasivo. Regímenes especiales.
Pie (opcional). Forma de pago, IBAN, vencimiento, número de pedido, albaranes o términos comerciales.
Cómo rellenar una factura paso a paso
Sigue estos pasos en orden para que cuadren los totales y no falten menciones. Para un tutorial más amplio, consulta cómo hacer una factura.
- Elige serie y número. Mantén secuencias sin huecos.
- Introduce la fecha de expedición y, si difiere, la fecha de operación.
- Completa el bloque del emisor: razón social, NIF, domicilio.
- Completa el bloque del cliente: nombre, domicilio y NIF donde la ley lo exige.
- Detalla las líneas: cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos. Agrupa por tipo de IVA si hay mezcla.
- Calcula la base imponible por tipo, el IVA y la cuota. Suma al total.
- Si eres profesional, añade la retención de IRPF como línea negativa. Tipo general 15%, o 7% en el año de inicio y los dos siguientes.
- Si la operación está exenta o en inversión del sujeto pasivo, no repercutas IVA. Añade la referencia legal.
- Opcional pero recomendable: forma de pago, IBAN, vencimiento, referencia de pedido.
Mini ejemplo: factura de servicios
10 horas x 50 € = base 500 €. IVA 21% = 105 €. IRPF -15% = -75 €. Total a pagar: 530 €.
Consejo rápido
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Cómo rellenar una factura a mano
Las facturas manuscritas son legales si incluyen todos los campos obligatorios y siguen la numeración correcta. Las mismas reglas aplican en digital.
- Usa talonarios prenumerados o tu propia serie numerada. Nunca saltes números. Guarda copias.
- Escribe claro e indeleble. Evita el papel térmico. Escánea o haz copia para conservar.
- Corrige errores con una factura rectificativa, no tachando la original.
- Incluye la fecha de operación cuando difiera. Añade menciones legales si aplican.
- En servicios B2B profesionales, incluye retención de IRPF cuando corresponda.
- Conserva copias el tiempo legal. En papel o escaneadas, deben seguir legibles.
Datos de facturación: cuáles son obligatorios
Solo algunos datos son obligatorios según el tipo de factura y el caso.
Siempre en facturas completas
- Nombre, NIF y domicilio del emisor. Nombre y domicilio del cliente. Número y serie. Fechas. Descripción. Tipo y cuota de IVA. Base imponible. Menciones legales cuando proceda.
En facturas simplificadas
- Nombre del emisor y NIF, fecha, identificación del bien o servicio, tipo de IVA y total. Añade NIF y domicilio del cliente y desglose de IVA solo cuando necesite deducir.
Cuándo el NIF del cliente es obligatorio en facturas completas
- Entregas intracomunitarias exentas, inversión del sujeto pasivo, operaciones imponibles en España con emisor establecido, y otros casos del reglamento.
No obligatorios pero útiles
- IBAN, términos de pago, número de pedido, email de contacto y albarán.
Datos para factura a particulares (B2C)
Si vendes a consumidores, puedes emitir factura simplificada dentro de los límites legales. Para importes mayores o si piden datos fiscales, emite factura completa.
- Hasta 400 euros IVA incluido con carácter general. Hasta 3.000 euros en retail, transporte u hostelería.
- En una simplificada B2C no incluyas NIF ni domicilio del consumidor salvo que pida deducción.
- Si el consumidor pide factura completa para subvención o reembolso, incluye nombre y domicilio. NIF solo si lo solicita.
- En ventas a distancia, intracomunitarias, exportaciones o regímenes especiales, usa factura completa.
- Si el cliente es empresa o profesional, trátalo como B2B. Emite factura completa y aplica IRPF si eres proveedor profesional.
Factura fiscal: IVA, exenciones, inversión del sujeto pasivo e IRPF
El tratamiento fiscal cambia los campos que muestras y el texto legal que añades.
IVA estándar
Muestra base imponible, tipo (21%, 10% o 4%) y la cuota por tipo.
Operaciones exentas
No repercutas IVA. Añade leyenda: Exenta, LIVA art. 20 y el apartado correspondiente (educación, sanidad, finanzas o ciertos inmuebles).
Operaciones no sujetas
Añade la referencia legal (LIVA art. 7 u 8) cuando proceda.
Entregas intracomunitarias y exportaciones
No repercutas IVA. Añade la referencia legal. Asegura el VAT del cliente UE y las pruebas de transporte o exportación.
Inversión del sujeto pasivo
No repercutas IVA. Añade la leyenda Inversión del sujeto pasivo y la referencia legal. El cliente autoliquida el impuesto.
Retención de IRPF
Normalmente 15%, o 7% en el año de inicio y los dos siguientes. Muéstrala como línea negativa.
Recargo de equivalencia
IVA y recargo en compras. Si eres proveedor de un minorista en este régimen, incluye las líneas de recargo correspondientes.
Mitos y preguntas sobre datos de facturación
- En una factura tiene que poner pagado. Falso. No es requisito legal.
- Es obligatorio poner la forma de pago. Falso. Es recomendable para cobros, no obligatorio.
- Una proforma vale como factura. Falso. La proforma no tiene efectos fiscales. Emite la factura en la entrega o anticipo.
- Las facturas electrónicas necesitan datos extra. El contenido legal es el mismo. Algunas reglas futuras B2B exigirán mensajes de estado entre sistemas, pero eso no afecta al contenido.
- Con facturas simplificadas siempre puedes deducir el IVA. Falso. La deducción exige NIF y domicilio del cliente y la cuota de IVA desglosada.
2025: Verifactu, QR y software
Verifactu regula cómo debe funcionar el software de facturación. No cambia los datos obligatorios de la factura.
- Dos modos: VERIFACTU (envía registros online) y NO VERIFACTU (guarda registros firmados localmente). Ambos añaden un QR a las facturas.
- En la cara de la factura: añades el QR y, en sistemas VERIFACTU, la leyenda Verifactu.
- Si solo facturas a mano y nunca usas software SIF, quedas fuera de Verifactu. Pero en cuanto uses algún SIF, aplica.
- La AEAT ofrecerá un formulario sencillo para pequeños emisores que quieran generar facturas conformes sin software propio.
- País Vasco y Navarra usan TicketBAI. El resto de España usa Verifactu.
Requisitos de la facturación: resumen
- Identificación correcta del emisor y del cliente.
- Numeración correlativa por series separadas cuando proceda.
- Fechas de expedición y, si aplica, de operación.
- Descripción de operaciones y precios.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota desglosada por tipo.
- Menciones legales de exención, inversión del sujeto pasivo o régimen especial cuando aplique.
- Conservación y legibilidad durante el plazo legal.
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Conclusión
Toda factura española debe incluir identificación, fechas, descripción, base imponible, IVA con menciones y numeración correcta. Los datos como forma de pago son opcionales. Usa factura simplificada para ventas B2C pequeñas dentro de los límites. Emite factura completa cuando el cliente sea empresa o lo exijan las reglas fiscales. Añade IRPF cuando seas profesional que factura B2B. En casos exentos o de inversión del sujeto pasivo, no repercutas IVA y añade la referencia legal. Verifactu afecta al software y al QR, no al contenido esencial.
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