¿Pasaste el día 16 sin emitir? Te arriesgas a una sanción. Esta guía explica cómo funciona la solicitud de factura, cuándo puedes pedir factura y cómo debe responder un negocio. Verás los plazos exactos de emisión y remisión, los campos obligatorios, cuándo un ticket simplificado no basta y cómo corregir errores. También cubrimos los certificados para factura electrónica y qué preparar para Verifactu 2026.
Solicitud de factura: lo esencial de un vistazo
¿Una proforma es una factura? No. Una proforma no tiene validez fiscal. Solicita siempre factura completa.
¿Puedo deducir el IVA con una factura simplificada? Solo si incluye tu NIF, domicilio y desglose del IVA. Si tienes dudas, pide factura completa.
¿Necesito un certificado para enviar facturas en PDF? No para un PDF normal. Sí necesitas un certificado cualificado para firmar Facturae en facturas a la Administración y para acceder a portales de la AEAT.
Solicitud de factura: reglas, plazos y lista de comprobación
La solicitud de factura es el proceso por el que el comprador pide al vendedor una factura válida a efectos de IVA. Las empresas deben facturar todas las operaciones de su actividad. Frente a consumidores, deben emitir factura cuando sea necesaria para ejercer un derecho tributario o cuando el cliente la solicite.
Plazos clave. Emite en el momento del devengo o entrega. Si el destinatario es empresa o profesional, emite como muy tarde el día 16 del mes siguiente. Remite la factura al emitirla. En B2B, también antes del día 16 del mes siguiente.
Qué incluir en tu solicitud. Nombre o razón social, NIF o NIE o IVA-UE, domicilio fiscal, fecha de la operación, descripción de bienes o servicios, total pagado y referencia de pago.
Cuándo una factura simplificada no basta. Pide factura completa si vas a deducir IVA, si el importe supera 400 euros, o cuando la ley lo exija: entregas intracomunitarias, exportaciones o importes sobre el tope simplificado de 3.000 euros.
Si el vendedor se niega o la factura es inválida. Puedes exigir una factura rectificativa que haga referencia y corrija la original.
Plantillas copiar y pegar para solicitar una factura (EN/ES)
Plantilla breve en español
Asunto: Solicitud de factura por [FECHA o SERVICIO] - [tu NIF]
Cuerpo: Hola, por favor emitan factura completa de la compra del [FECHA] a nombre de [NOMBRE], NIF [NIF], Domicilio [DIRECCIÓN]. Concepto: [DESCRIPCIÓN]. Importe: [IMPORTE]. Envíen en PDF o factura electrónica a [EMAIL]. Gracias.
Plantilla breve en inglés
Subject: Invoice request for [DATE or SERVICE] - [Your NIF]
Body: Hello, please issue a full invoice for the purchase on [DATE] to: [NAME], NIF [NIF], Address [ADDRESS]. Description: [DESCRIPTION]. Total paid: [AMOUNT]. Please send as PDF or e-invoice to [EMAIL]. Thank you.
¿Empiezas desde cero? Evita errores desde el principio: cómo hacer una factura.
Pedir factura: cómo solicitarla, datos necesarios y tiempos
Pide la factura lo antes posible tras la operación. El emisor sigue obligado a cumplir los plazos legales. Anticiparte reduce datos ausentes y trabajo duplicado.
Incluye todos los datos del comprador en un único mensaje: nombre o razón social, NIF o NIE o IVA-UE, domicilio fiscal, fecha y lugar de la operación, descripción, cantidad, precio unitario, tipo de IVA y retención de IRPF si una empresa contrata a un autónomo.
Adjunta pruebas. Añade imagen del ticket, número de pedido o ID de pago. Indica cómo quieres recibirla: PDF, Facturae o ambos.
Errores que debes evitar. No envíes pasaporte en lugar de NIF. No pidas una proforma. Especifica que necesitas factura completa, no un ticket simplificado.
Solicitud de facturación: cómo deben responder las empresas
Responde rápido y valida los datos. Contesta en 24-48 horas. Comprueba que el nombre, NIF y domicilio coinciden con los registros de pago. Pide los datos que falten una sola vez.
Elige el tipo correcto. Si el cliente necesita deducir IVA o la norma lo exige, emite factura completa. Un simplificado no siempre es suficiente.
Emite y envía a tiempo. Genera la factura de inmediato. En B2B, emite y remite antes del día 16 del mes siguiente. Usa un software que te ayude a cumplir el plazo.
Incluye todos los campos obligatorios. Número y serie, fecha de emisión, datos de emisor y receptor (nombres, NIF y domicilios), descripción, precio unitario, descuentos, base imponible, tipo y cuota de IVA, recargo de equivalencia o IRPF cuando proceda, total y fecha de operación si difiere. Añade notas de regímenes especiales cuando corresponda.
Corrige bien. Si hay error en el NIF, base o tipo, emite una factura rectificada que haga referencia a la original. Mantén un registro de auditoría completo.
Conserva y protege. Guarda facturas y e-facturas legibles durante todo el periodo legal. Garantiza su integridad y autenticidad. Para Facturae, usa firma electrónica cualificada.
Consejo operativo. Publica un único correo de facturación (por ejemplo, facturacion@tuempresa). Estandariza plantillas. Usa un software compatible con Verifactu para que cada solicitud se tramite rápido y sin errores.
Si buscas una herramienta sencilla, empieza con la facturación electrónica de renn.
Certificados para factura electrónica: qué son y cómo obtenerlos
Necesitas un certificado digital cualificado para firmar e-facturas y para identificarte en portales públicos. Los autónomos usan un certificado de persona física. Las empresas usan uno vinculado a la persona jurídica o a su representante autorizado.
Quién los emite. Proveedores reconocidos en España: FNMT, Camerfirma, ACCV, Izenpe y Firmaprofesional. Verifica siempre en la lista de confianza oficial de España o la UE.
Dónde se exigen hoy. Para firmar Facturae en B2G a través de FACe y para acceder a servicios de la AEAT. En B2B privado, el PDF no requiere firma, pero muchos clientes la piden.
Formato de firma. Facturae usa perfiles XAdES para garantizar integridad y autenticidad. Tu software debe gestionar la firma y el almacén de certificados.
Cómo obtenerlo. Solicita online, verifica tu identidad en persona o por vídeo donde esté permitido, y descarga e instala el certificado. Haz copia de seguridad y renuévalo antes de que caduque.
Buenas prácticas. Limita accesos por rol. Almacena claves en hardware seguro cuando sea posible. Controla los vencimientos. Documenta quién es titular de cada certificado.
Costes típicos. Entre 15 y 100 euros al año por certificado, según proveedor y si incluye token.
Normas y plazos de facturación que debes aplicar a cada solicitud
Cuándo debes emitir. Las empresas deben emitir y entregar facturas por todas las operaciones de su actividad. Los consumidores pueden pedir factura para ejercer sus derechos tributarios.
Plazo de emisión. Por defecto, en el momento del devengo o entrega. Si el destinatario es empresa o profesional, emite como muy tarde el día 16 del mes siguiente al devengo del IVA. Las facturas recapitulativas siguen el mismo límite.
Plazo de remisión. Envía al emitir. En B2B, antes del día 16 del mes siguiente.
Qué debe incluir una factura completa. Número o serie, fecha de emisión, datos de emisor y receptor, descripción, precio unitario y descuentos, base imponible, tipo y cuota de IVA, IRPF si procede, total, fecha de operación cuando sea distinta y notas de regímenes especiales cuando corresponda.
Factura simplificada: cuándo vale. Permitida hasta 400 euros con carácter general y hasta 3.000 euros en determinados sectores. No permite deducir IVA salvo que consten NIF y domicilio del comprador con desglose del IVA.
Facturas rectificadas. Úsalas para corregir errores o ajustar importes. Cita la original y explica la corrección con claridad.
Conservación. Guarda facturas y e-facturas en formato legible durante el periodo legal. Asegura su integridad y autenticidad de principio a fin.
Facturación electrónica obligatoria y Verifactu 2026: hoja de ruta
Verifactu hace que los registros de facturación sean a prueba de manipulaciones. El software crea registros estándar y, opcionalmente, los envía a la AEAT.
Fechas clave. Los fabricantes de software deben tener versiones compatibles desde julio de 2025. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben cumplir desde el 1 de enero de 2026. El resto, incluidos autónomos, desde el 1 de julio de 2026.
E-factura B2B (Ley Crea y Crece). Se implantarán e-facturas estructuradas entre empresas cuando se publique el Real Decreto final. Prepárate para enviar y recibir Facturae, UBL o CII, y para dar a tus clientes acceso gratuito a sus facturas.
Qué hacer ahora. Elige un software compatible con Verifactu. Obtén tu certificado digital. Identifica clientes y proveedores que aún piden PDF y planifica el paso a e-facturas estructuradas.
Errores comunes y cómo solucionarlos
- Enviar proforma en lugar de factura. La proforma no tiene valor fiscal. Emite factura completa con número y fecha.
- NIF o domicilio ausente o incorrecto. Pide al cliente que confirme sus datos. Si ya está emitida, envía una rectificada.
- Emitir solo ticket simplificado cuando el comprador necesita deducir IVA. Reemite factura completa con NIF, domicilio y desglose de IVA.
- Emitir o remitir fuera de plazo. En B2B, emite y remite antes del día 16 del mes siguiente. Automatiza los recordatorios.
- No tener certificado para e-factura. Obtén un certificado digital cualificado y prueba tu firma Facturae cuanto antes.
Conclusión
La solicitud de factura es sencilla si sigues las reglas. Recoge los datos del comprador, emite el tipo correcto, cumple los plazos del día 16 y firma las e-facturas cuando proceda con un certificado válido.
Con Verifactu y la e-factura B2B obligatoria en 2026, prepararte ahora es la mejor decisión. Cada solicitud será rápida y conforme a la ley.
Elige la plataforma que gestione todo esto por ti: mejor plataforma de facturación.
