Una factura fácil es una factura correcta que puedes emitir en minutos, que te ayuda a cobrar y que cumple las normas vigentes. Esta guía te da tres rutas prácticas: una plantilla de un minuto, un método simple en Excel y cuándo pasar a un software de facturación. Aprenderás los datos obligatorios, cómo aparecen el IVA y el IRPF en las facturas, la diferencia entre factura completa y simplificada, y qué cambia en 2026 con Verifactu y la facturación electrónica B2B. Todo está enfocado, con ejemplos sencillos para autónomos y microempresas.
Preguntas rápidas sobre factura facil
¿Qué es una factura fácil? Una factura correcta que puedes crear rápido. Contiene todos los campos legales y totales claros.
¿Necesito software para emitir una factura hoy? No. Puedes usar una plantilla o Excel. Planifica el paso a un software conforme antes de 2026.
¿Las facturas en Excel son legales? Sí, si incluyen todos los datos obligatorios y los totales. La legalidad depende del contenido y la integridad, no de la herramienta.
¿Tengo que mostrar el método de pago o un sello de "pagado"? No. Son opcionales. Ayudan al cobro, pero no son requisitos de validez.
¿Dónde están las normas oficiales? En el reglamento de facturación y en las páginas de la AEAT. Para el calendario de Verifactu, consulta la información de la AEAT aquí.
Factura fácil: tu ruta más rápida hoy
La forma legal más rápida es usar una plantilla simple o Excel y cuidar el contenido. Puedes crear una factura fácil en minutos.
Opción A: plantilla de un minuto. Rellena los huecos, exporta a PDF y envía. Incluye: número de factura y, si la usas, serie; fecha; datos del emisor; datos del cliente; líneas de concepto; base imponible; desglose de IVA por tipo; IRPF cuando proceda; totales y menciones legales si hacen falta.
Opción B: método rápido con Excel. Si prefieres una hoja que controlas tú, usa el esquema de abajo. Guarda un archivo reutilizable con tus datos fijos pre-rellenados.
Opción C: generador online o app de facturación. Útil si quieres numeración automática, cartera de clientes y recordatorios.
Aclaremos dos dudas comunes: la línea de método de pago y el sello "pagado" son notas opcionales. Te ayudan a cobrar antes, pero no definen si la factura es válida.
Para una versión paso a paso de este proceso, consulta Cómo hacer una factura.
Qué datos debe incluir una factura española
Una factura completa tiene un conjunto fijo de campos obligatorios. Escríbelos de forma clara y cumplirás.
- Número de factura y, si la utilizas, serie. Los números dentro de cada serie deben ser correlativos.
- Fecha de expedición. Añade la fecha de entrega o prestación si es distinta o si hubo anticipo.
- Identificación del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Identificación del cliente: nombre o razón social. NIF cuando sea exigible. Domicilio cuando sea relevante.
- Descripción de bienes o servicios. Precio unitario antes de impuestos y descuentos aplicados.
- Base imponible (subtotal).
- Detalles del IVA: tipo aplicado en cada línea o en el total y cuota de IVA para cada tipo.
- Casos sin IVA: indica el motivo legal en la factura, por ejemplo el artículo de exención o "inversión del sujeto pasivo".
- Regímenes especiales (bienes usados, agencias de viajes, etc.): añade la mención requerida.
- Retención de IRPF para profesionales cuando proceda: muestra el tipo y el importe retenido.
- Total a pagar. Es base imponible + IVA - IRPF (si lo hay).
Numeración y series
Lleva una numeración limpia y correlativa. Recomendamos una serie por año y otra para rectificativas. Por ejemplo: "2025-001", "2025-002". Nunca saltes ni reutilices números. Si necesitas cambiar la secuencia, inicia una serie nueva.
Menciones legales cuando el IVA es 0%
Indica por qué el IVA es cero o no se aplica. Ejemplos: un artículo de exención de la Ley del IVA, entrega intracomunitaria, exportación o inversión del sujeto pasivo. Escribe la mención junto a las líneas o en el pie.
Cálculo de totales explicado de forma sencilla
Muestra unas matemáticas que cualquiera pueda seguir. Los totales deben ser fáciles de comprobar:
- Subtotal de línea = cantidad x precio unitario - descuento (si existe).
- Base imponible = suma de todos los subtotales de línea.
- Cuota de IVA = base imponible x tipo de IVA aplicado. Si usas más de un tipo, muestra cada uno con su cuota.
- Importe de IRPF, si debes retener = base imponible x 15% (o 7% si eres nuevo profesional y eliges el tipo reducido).
- Total a pagar = base imponible + IVA - IRPF.
Factura simplificada vs factura completa
La factura simplificada tiene menos campos y es principalmente para B2C. Es rápida en caja y evita pedir datos extra del cliente.
Cuándo puedes emitir factura simplificada:
- Regla general: cuando el importe total, IVA incluido, sea 400 euros o menos.
- Hasta 3.000 euros IVA incluido en actividades minoristas y de servicios concretos a consumidores finales, como ventas al por menor, peluquería o estética, hostelería y restauración, transporte de viajeros, aparcamientos, discotecas, laboratorios fotográficos, instalaciones deportivas, peajes y ventas por máquinas expendedoras o ambulantes. En estos casos de 3.000 euros el destinatario es consumidor, no empresa.
- Siempre permitido para una factura rectificativa.
Qué debe mostrar como mínimo: número y serie, fechas, NIF y nombre del emisor, descripción, tipo de IVA y la indicación "IVA incluido" o la cuota de IVA, y el total. Añade las menciones exigidas si hay régimen especial o exención.
Cuándo no puedes usarla: en la mayoría de facturas B2B, entregas intracomunitarias o cuando tu cliente necesite deducir el IVA. En esos casos, emite una factura completa.
Si el cliente te pide una factura completa, emítela e incluye su NIF y datos completos para que pueda deducir el IVA si tiene derecho.
IVA e IRPF en una factura fácil
Aplica bien el IVA y añade IRPF solo cuando proceda. La mayoría de errores aparecen en estas dos líneas.
IVA - básicos en la factura:
- Aplica el tipo correcto a la base imponible. Tipos comunes: 21%, 10% y 4%.
- Si usas más de un tipo, muestra cada tipo con su cuota.
- Si la operación está exenta o no sujeta, escribe el motivo legal: número de artículo, exportación, exención intracomunitaria o las palabras "inversión del sujeto pasivo".
IRPF - básicos para profesionales:
- La retención de IRPF solo aplica a servicios B2B de profesionales establecidos en España. No retengas IRPF en B2C ni en ventas de bienes.
- El tipo general es 15% sobre la base imponible.
- El tipo reducido es 7% en el año de inicio y los dos siguientes, si cumples requisitos legales y avisas al cliente. Elegir 7% es opcional y afecta a tu tesorería.
- Quién ingresa la retención en la AEAT: tu cliente. La retiene y la ingresa en su declaración trimestral.
Ejemplo que puedes copiar:
- Base imponible: 1.000 euros
- IVA 21%: 210 euros
- IRPF 15%: 150 euros
- Total a pagar: 1.060 euros
Facturacion facilmente: hábitos que mantienen la facturación rápida y sin errores
Unos pocos hábitos hacen que la facturacion facilmente sea simple cada mes. Reducen errores y retrasos en los cobros.
- Usa una plantilla reutilizable con tus datos fijos pre-rellenados: nombre, NIF, domicilio, banco, logo.
- Lleva una serie clara por ejercicio (ver "Numeración y series"), p. ej., 2025-001, 2025-002. No saltes ni reutilices números.
- Crea ítems como lista de productos/servicios con nombre, unidad, precio unitario y el tipo de IVA habitual. Evita editar fórmulas ocultas. Escribe importes claros.
- Añade fecha de vencimiento y datos bancarios para reducir impagos. Configura recordatorios amistosos a 7, 14 y 30 días de vencido.
- En B2C minorista, usa facturas simplificadas cuando la ley lo permita. Es más rápido y evitas pedir datos innecesarios.
- Para clientes recurrentes, configura facturas periódicas y numeración automática en el software.
- Archiva las facturas al menos 4 años. Usa almacenamiento en la nube con copias de seguridad.
Paso a paso: método simple con Excel
Excel funciona bien si el diseño es claro y las cuentas son visibles. Evita fórmulas complejas y mantenlo legible.
Bloque de cabecera
Incluye tu nombre o razón social, NIF y domicilio. Añade el nombre y NIF del cliente si es B2B. Escribe el número y serie de la factura. Añade la fecha de expedición y la de entrega/prestación si es distinta.
Tabla de conceptos
Usa columnas para descripción, cantidad, precio unitario y subtotal de línea antes de impuestos. Puedes añadir una columna de descuento si la utilizas.
Caja de resumen
Muestra la base imponible, el tipo o tipos de IVA y sus cuotas, el IRPF si procede y el total a pagar.
Pie de factura
Añade notas opcionales como método de pago, vencimiento, IBAN, y la palabra "pagado" cuando se liquide. Añade cualquier mención legal como un artículo de exención o una nota de inversión del sujeto pasivo.
Guía de cálculo en palabras:
- Subtotal de línea = cantidad x precio unitario - descuento.
- Base imponible = suma de subtotales.
- Cuota de IVA = base imponible x tipo de IVA aplicado.
- Importe de IRPF, si procede = base imponible x 15% o 7% para nuevos profesionales.
- Total a pagar = base imponible + IVA - IRPF.
Exporta a PDF y envíalo por correo. Archiva el Excel y el PDF en una carpeta numerada para trazabilidad.
Errores comunes en Excel a evitar: numeración rota, decimales ocultos que alteran totales y copiar por error la serie del año pasado.
Cómo hacer una factura a mano
Las facturas manuscritas son válidas si son legibles y completas. Útil en campo o en visitas a clientes.
- Usa un talonario pre-numerado o escribe tu propio número dentro de tu serie.
- Escribe en mayúsculas de imprenta. Evita correcciones. Si te equivocas, emite una rectificativa.
- Conserva siempre una copia: foto o escaneo. Ordena por serie y fecha.
Escenarios de ejemplo:
- Un fontanero emite una factura simplificada por un trabajo de 120 euros a un particular. Incluye número y serie, fecha, datos del emisor, descripción, tipo de IVA, total con IVA y la mención de que el IVA está incluido.
- Una diseñadora emite una factura completa con IRPF a una empresa. Incluye el NIF del cliente, base imponible, IVA al 21%, IRPF al 15% y muestra el total a pagar.
Cuándo pasar de plantillas a software
2026 cambia cómo debe funcionar tu sistema de facturación, no qué contiene la factura. Verifactu hace que los registros de facturas sean a prueba de manipulación y trazables.
Fechas clave explicadas sencillo:
- Empresas que tributan por Impuesto sobre Sociedades: obligadas desde 1 de enero de 2026.
- El resto, incluidos la mayoría de autónomos: desde 1 de julio de 2026.
- Proveedores de software ya adaptaron sus sistemas en 2025. Elige herramientas que sigan las reglas Verifactu y estén preparadas para la futura e-factura B2B.
Ventajas de usar software hoy: numeración y series automáticas, controles de errores, cálculos de IVA e IRPF, registro de clientes, facturas periódicas, recordatorios, enlaces o QR de pago y trazabilidad para auditorías. Para la e-factura B2B de la Ley Crea y Crece, las grandes adoptarán primero y las pequeñas después. Elige herramientas que vayan a soportar el formato final cuando se cierren las especificaciones.
Si quieres un programa listo para España con una hoja de ruta clara de Verifactu, prueba renn. Está hecho para pagar menos impuestos, ahorrar tiempo y ayudarte a cumplir.
FAQs y mitos habituales
¿Necesito software de facturación hoy? No. Hojas de cálculo y plantillas sirven si están bien. Planifica la migración antes de 2026.
¿Son legales las facturas en Excel? Sí, si incluyen los campos obligatorios y los totales. La herramienta no da validez: el contenido sí.
¿Debo mostrar "pagado" o el método de pago? No. Son opcionales. Útiles para cobros, no requisito de validez.
¿Hace falta firma en las facturas? No es obligatoria. La autenticidad e integridad pueden garantizarse con controles normales o con software conforme.
¿Puedo facturar en inglés o en otra moneda? Sí. Las facturas pueden ir en cualquier idioma y divisa. Mantén las menciones legales en español cuando cites artículos. Muestra los importes de IVA en euros.
¿Cuándo debo emitir una rectificativa? Cuando corrijas un error o cambie la base imponible o el IVA. Usa una serie separada y referencia la factura original. En B2B, emítela dentro del plazo normal, antes del día 16 del mes siguiente.
Conclusión
Una factura fácil equilibra rapidez y corrección. Usa hoy la plantilla de un minuto o el esquema de Excel, aplica bien IVA e IRPF, elige entre simplificada y completa según las reglas de arriba y planea un cambio suave a software conforme antes de los plazos de 2026. Mantén la mentalidad de factura facil: plantilla simple, numeración limpia, cuentas claras y las menciones adecuadas. Ahorrarás tiempo, cobrarás antes y seguirás cumpliendo.
