Sí, puedes hacer una factura a mano siempre que incluya todos los campos legales y la conserves correctamente. Esta guía explica exactamente qué escribir en papel, cómo calcular el IVA, cuándo restar la retención de IRPF y qué cambia con las normas de facturación electrónica.
Scope: Enfoque España. Válido para autónomos y microempresas que emiten facturas en papel o PDF fuera del canal B2G. Incluye ejemplos de IVA al 21%, 10% y 4%, y de IRPF al 15% y 7% para profesionales.
Aviso de cumplimiento: Las facturas B2G deben ser electrónicas vía FACe. La facturación electrónica B2B y las reglas de software Verifactu se están implantando por fases. Las facturas manuscritas siguen siendo válidas en los casos permitidos hasta que apliquen esas obligaciones.
Preguntas rápidas
¿Qué es una factura manuscrita? Una factura legal escrita en papel. Es válida si el contenido es correcto y conservas una copia.
¿Puedo enviar una foto o escaneo? Sí. Escribe con bolígrafo, escanéala a PDF y guárdala de forma segura.
¿Siempre cobro IVA? Generalmente sí. Algunas actividades están exentas y en ciertos casos aplica inversión del sujeto pasivo.
¿Cuándo resto IRPF? Solo en servicios profesionales B2B domésticos. No para B2C ni para ventas de bienes.
¿Fórmula fiable? Total = base + IVA - IRPF.
Como hacer una factura a mano - Inicio rápido
Una factura manuscrita es legal por su contenido, no por el formato. Escribe claro con tinta o escribe y luego genera un escaneo PDF nítido. Conserva una copia.
Lista paso a paso para una factura completa
- Número y serie - Usa numeración correlativa. Crea series separadas para distintos establecimientos o para facturas rectificativas.
- Fecha de expedición - Añade la fecha de operación si es distinta.
- Datos del emisor - Nombre o razón social, NIF, domicilio, contacto.
- Datos del destinatario - Nombre o razón social, NIF/CIF, domicilio.
- Líneas de bienes o servicios - Descripción clara, cantidad, precio unitario.
- Base imponible - Totales por línea y subtotal antes de impuestos.
- IVA - Indica tipo 21%, 10%, 4% o 0% según proceda. Muestra la cuota por tipo.
- Retención de IRPF (si aplica) - Para servicios profesionales B2B domésticos. 15% general o 7% para nuevos profesionales. Réstala.
- Total de la factura - Base + IVA - IRPF.
- Condiciones de pago - Vencimiento, método, IBAN. Opcional pero recomendado.
- Notas - Añade leyendas legales si hay exención de IVA, inversión del sujeto pasivo, factura simplificada o rectificación.
- Entrega y archivo - Entrega el original al cliente y conserva una copia al menos 4 años. Los escaneos valen si se preservan integridad y legibilidad.
Caja de fórmulas
IVA = base × tipo
Retención IRPF = base × 0,15 o 0,07
Total = base + IVA - IRPF
Como hacer una factura con IVA - Tipos, cuándo cobrar, ejemplos
En España se añade IVA a la mayoría de las operaciones salvo exención. Muestra el tipo aplicable y la cuota de IVA en la propia factura.
Tipos
- 21% general - La mayoría de bienes y servicios.
- 10% reducido - Parte de la alimentación, hostelería, transporte, reparaciones de vivienda.
- 4% superreducido - Alimentos básicos, libros, medicamentos.
Ciertos bienes pueden cambiar de categoría por criterios administrativos. Consulta la tabla de tipos de la AEAT para asignaciones actuales.
Cuándo no cobrar IVA
- Actividades exentas del art. 20 LIVA - Sanidad, educación, determinadas finanzas y seguros, algunas operaciones culturales e inmobiliarias. No se repercute IVA. El IVA soportado no es deducible salvo reglas especiales.
- Servicios B2B intracomunitarios - El lugar de realización puede desplazarse al país del comprador. El destinatario se autorrepercute. Recuerda el modelo 349 para operaciones intracomunitarias.
- Exportaciones fuera de la UE - Tipo 0%.
- Inversión del sujeto pasivo - En determinados servicios de construcción, chatarra, algunos electrónicos y otros supuestos. La factura lleva la leyenda y 0 de IVA repercutido.
Texto para inversión del sujeto pasivo
Escribe: "Operación con inversión del sujeto pasivo - art. 84 LIVA. IVA no repercutido. El destinatario debe autorrepercutir".
Mini ejemplos
- Ejemplo A - Solo IVA general: base 1.000 euro al 21% = 210 de IVA. Total 1.210.
- Ejemplo B - IVA reducido: base 1.000 al 10% = 100. Total 1.100.
- Ejemplo C - IVA superreducido: base 1.000 al 4% = 40. Total 1.040.
- Ejemplo D - Inversión del sujeto pasivo: base 1.000. IVA 0. Leyenda "inversión del sujeto pasivo art. 84 LIVA - el destinatario autorrepercute". Total 1.000.
Si prefieres una plantilla y un paso a paso, consulta cómo hacer una factura.
Campos obligatorios de la factura - Completa vs simplificada
Factura completa (ordinaria)
Debe incluir: número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, NIF y nombre del destinatario, domicilios, descripción de bienes o servicios, base imponible, tipo y cuota de IVA, total, retención de IRPF si aplica, referencia a la factura rectificada cuando proceda, moneda, idioma opcional pero recomendable en español.
Factura simplificada
Cuándo se permite y qué debe incluir: número y serie, fecha, identificación y NIF del emisor, identificación de bienes o servicios, tipo de IVA y la expresión "IVA incluido" opcional, importe total. Incluye datos del destinatario solo si lo solicita para deducir.
Límites
- Hasta 400 euro IVA incluido en general.
- Hasta 3.000 euro IVA incluido en ciertas actividades de venta al por menor como hostelería, peluquerías, aparcamientos, peajes y similares.
Si superas los límites o tu cliente B2B necesita deducir, emite factura completa.
Numeración, series, rectificaciones, duplicados
- Reglas de numeración - Cada serie debe ser estrictamente correlativa sin huecos. No reutilices ni renumeres facturas emitidas. Usa series separadas para distintos puntos de venta, online vs offline o para operaciones en moneda extranjera si ayuda.
- Facturas rectificativas - Para corregir un error, emite una factura rectificativa con su propia numeración. Incluye referencia a la factura original y el método de corrección - sustitución total o por diferencias.
- Duplicados - Puedes emitir un duplicado cuando el cliente pierde el original. Márcalo claramente como "duplicado". Controla para evitar doble contabilización.
IRPF en facturas - Cuándo retener 15% o 7%
Aplicación
Solo para profesionales, no para comerciantes de bienes. Aplica al facturar a otra empresa o autónomo en España por servicios prestados en territorio español.
Tipos
- 15% tipo general.
- 7% tipo reducido durante el año de alta y los dos siguientes si cumples condiciones. Informa por escrito al cliente cuando apliques el 7%.
Cómo mostrarlo en la factura
Estructura: subtotal base, más IVA, menos retención de IRPF, igual total a pagar.
No se retiene IRPF en B2C ni en la mayoría de ventas de bienes.
Impacto trimestral
Quien paga practica la retención y la ingresa con sus modelos. El profesional la concilia después en su IRPF.
Conservación de registros - Copias, plazo, formato
- Plazo - Conserva facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años contados desde el fin del plazo de declaración de los impuestos relacionados. Pueden aplicar periodos más largos por normas mercantiles o para bienes de inversión.
- Formato - Papel o copias electrónicas son válidas si garantizas integridad, legibilidad y accesibilidad. Los escaneos son aceptables. Asegúrate de poder aportar las facturas a la AEAT cuando lo solicite.
- Consejos prácticos - Escanea las facturas manuscritas a PDF. Nombra archivos serie-número_fecha_cliente. Haz copia de seguridad en dos ubicaciones. Si trabajas mucho con hojas de cálculo, revisa facturación con Excel en España.
Ejemplos resueltos - Plantillas manuscritas que puedes copiar
Ejemplo 1 - Servicio profesional con IVA e IRPF
Cabecera: "Factura A-2025-001" - fecha: 03-09-2025
Emisor: nombre, NIF, domicilio - Destinatario: Empresa SL, NIF, domicilio
Conceptos: "proyecto de diseño - agosto 2025 - 20 horas x 50 euro"
Subtotal: 1.000 euro - IVA 21%: 210 - IRPF 15%: -150 - Total: 1.060 euro
Notas: "Servicio profesional B2B doméstico. IRPF retenido por el destinatario".
Ejemplo 2 - Factura simplificada en hostelería
Campos: número, fecha, NIF y nombre del emisor, descripción "menú catering".
IVA 10% incluido. Total 275 euro.
Ejemplo 3 - Leyenda de inversión del sujeto pasivo
Texto: "Operación con inversión del sujeto pasivo - art. 84 LIVA. IVA no repercutido. El destinatario debe autorrepercutir".
Factura a mano vs factura electrónica - Qué cambia y cuándo migrar
B2G
Desde 15-01-2015 las facturas a administraciones públicas son electrónicas (Facturae) vía FACe. No se admite manuscrita ni papel en ese canal.
B2B
La Ley Crea y Crece hará obligatoria la e-factura B2B cuando se apruebe su reglamento técnico. Primero grandes empresas, después el resto en 12 y 24 meses respectivamente. Planifica el cambio.
Verifactu
El Real Decreto 1007/2023 fija requisitos para sistemas de facturación. Los proveedores de software deben cumplir desde mediados de 2025. Los negocios deberán usar sistemas conformes en 2026 con un margen adicional para autónomos. Mantén la factura a mano solo donde esté permitida y para casos puntuales.
Cuándo migrar ya
- Emite más de unas pocas facturas al mes.
- Necesitas ROI y modelo 349 para operaciones intracomunitarias.
- Trabajas con clientes públicos o con clientes que piden e-facturas estructuradas.
- Quieres numeración limpia y cálculos automáticos de IVA o IRPF.
Qué buscar en un software
Control de series correlativas, mapeo de IVA 21-10-4, IRPF 15-7, leyendas de inversión del sujeto pasivo. Modelos 303 y 390, y modelo 349. Preparación Verifactu y exportación FACe para B2G.
Si quieres automatizar todo, prueba renn.
Aviso
B2G es 100% electrónico desde 2015. Para B2B, planifica la e-factura de Crea y Crece y Verifactu.
Lee más: Factura electrónica obligatoria para autónomos.
Conclusión
Aún puedes escribir una factura a mano en España si incluye todos los campos exigidos y la archivas correctamente. Añade IVA cuando proceda, resta IRPF solo en servicios profesionales B2B domésticos y numera todas las facturas en secuencia. Para el sector público y pronto para la mayoría del B2B, tendrás que pasar a un software de e-factura conforme, así que planifica esa transición ya. Si necesitas más detalle sobre como hacer una factura a mano, guarda esta guía y los recursos enlazados.
