Factura en línea: guía completa

Factura en línea como es debido. Aprende a emitir una factura correcta en línea para cobrar rápido y seguir cumpliendo. Esta guía te da un inicio rápido, un paso a paso claro de creación de factura y lo que cambia con Verifactu y la facturación electrónica B2B. Cubrimos los campos legales de la factura, tipos de IVA, retención de IRPF, plazos de emisión, reglas de numeración, factura simplificada vs completa y B2G con FACe y Facturae. También verás soluciones a errores frecuentes en casos específicos de España.

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Preguntas rápidas

¿Qué es una factura en línea? Una factura legal que creas y envías por internet. Puede ser un PDF o una e-factura estructurada cuando se requiera.

¿Los PDF son válidos? Sí, si el contenido está completo y mantienes la integridad. No alteres ni renumeres después.

¿Necesito software hoy? No. Puedes empezar con una plantilla. Elige software preparado para Verifactu y las reglas B2B.

¿Cuándo aplico IRPF? Cuando una empresa española compra tu servicio profesional. No para B2C. No para ventas de bienes.

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Factura en línea: inicio rápido

Elige una de estas tres rutas y envía una factura correcta hoy.

• Exporta un PDF correcto desde una herramienta en línea. Usa numeración automática y reglas de impuestos. Añade enlaces de pago si los ofrece.
• Utiliza por ahora una plantilla conforme. Rellena todos los campos legales. Exporta a PDF antes de enviar.
• Si facturas a la Administración Pública, emite Facturae y presenta por FACe. Usa un certificado digital para firmar.

Contenido legal mínimo en toda factura. Datos de emisor y receptor, NIF, fecha, número correlativo y serie, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA o el motivo legal de no aplicar IVA, total, lugar de realización y retención de IRPF cuando proceda en servicios profesionales a empresas españolas.

Emite y envía en plazo. En B2B, emite como tarde el día 16 del mes siguiente al devengo. Puedes recapitular operaciones del mismo mes. En B2C, emite el día de la venta o del servicio.

Conserva tus registros 4 años. Guarda con seguridad. Si archivas en digital, mantén la integridad. Nunca renumeres.

Corrige con factura rectificativa. No edites la original. Emite una factura rectificativa y referencia el número original.

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Creación de factura (paso a paso)

Crear una factura es una lista sencilla. Sigue estos pasos y evita rehacer.

1. Configura series y numeración. Ejemplo: 2025-A-001. Puedes usar una serie por año o por línea de negocio. Los números deben ser correlativos. Crea series separadas para rectificativas, simplificadas o delegaciones.
2. Identifica a las partes. Añade tu razón social, domicilio y NIF. Añade la razón social y NIF del cliente cuando sea empresa o cuando quiera deducir IVA. En B2C, los datos del cliente son opcionales salvo que una norma sectorial indique lo contrario.
3. Añade las fechas. Fecha de emisión. Añade la fecha de operación si es distinta.
4. Describe la operación. Redacta un concepto claro. Añade unidades y precio unitario sin IVA. Añade descuentos si los hay.
5. Aplica impuestos. El IVA puede ser 21 %, 10 % o 4 %. Muestra la cuota. Si no repercutes IVA, indica el motivo legal, como inversión del sujeto pasivo, exportación o exención interna. Si eres profesional y facturas a una empresa española, añade retención de IRPF. El tipo general es 15 %. Los nuevos profesionales pueden optar por 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes. Las ventas de bienes no llevan IRPF.
6. Calcula totales. Muestra base imponible, IVA, IRPF si procede y el total. Indica la moneda. EUR por defecto.
7. Define condiciones de pago. Añade vencimiento, método y política de mora. Transferencia, SEPA, tarjeta, Bizum o domiciliación.
8. Envía y archiva. Envía un PDF o una e-factura estructurada cuando sea necesario. Guarda el archivo y los metadatos. Nunca sobrescribas ni renumeres.

Plazos y cadencia. En B2B, emite hasta el día 16 del mes posterior al devengo. Se permiten facturas recapitulativas del mismo mes. En rectificativas, emite en cuanto detectes el error y dentro del plazo de 4 años.

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Contenido obligatorio de la factura en España

Usa esta lista para no omitir campos.

• Número y serie de factura. Estrictamente secuencial. Series separadas para casos especiales o delegaciones.
• Fecha de emisión y fecha de operación si es distinta.
• Datos del emisor. Razón social, NIF, domicilio.
• Datos del receptor. Razón social y NIF cuando sea empresa o quiera deducir IVA. En facturas simplificadas añade el NIF del cliente si necesita deducir IVA soportado.
• Concepto. Descripción de bienes o servicios. Unidades y precio unitario sin IVA.
• Base imponible. Tipo y cuota de IVA al 21 %, 10 % o 4 %, o el motivo legal de no aplicar IVA.
• Retención de IRPF. Cuando proceda, muestra base y cuota. Indica el total a pagar tras la retención.
• Lugar de realización. Añádelo cuando determine dónde aplica el IVA.
• Condiciones de pago y vencimiento.

Facturas simplificadas. Permitidas hasta 400 EUR IVA incluido en general, o hasta 3.000 EUR en casos de comercio minorista, transporte y hostelería. Requieren menos campos, pero siguen siendo obligatorios la numeración, fecha, NIF del emisor, tipo y cuota de IVA y el total. Añade NIF del cliente y desglose de IVA si el destinatario necesita deducción.

Guías en profundidad útiles en renn:

• Factura electrónica obligatoria para autónomos
• Como hacer una factura

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IVA e IRPF en las facturas

Los tipos de IVA son tres bandas. General 21 %, reducido 10 % y superreducido 4 %. Muestra el tipo por línea o para toda la factura. Si la operación está exenta o en inversión del sujeto pasivo, cita el artículo legal.

Casos comunes sin IVA

• Servicios B2B a empresas de la UE con un VAT ID válido. Aplica inversión del sujeto pasivo. Declara en el Modelo 349 cuando corresponda.
• Exportaciones fuera de la UE.
• Exenciones internas como sanidad o educación definidas por ley.

Normas de retención de IRPF para profesionales

• Tipo general 15 %.
• Nuevos profesionales pueden usar 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes. Indícalo en la factura y en las declaraciones.
• La retención solo aplica cuando el pagador es una empresa o profesional en España y tú prestas un servicio profesional. No para B2C. No para bienes.

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Facturación electrónica y Verifactu: qué cambia en 2025 y 2026

Verifactu establece integridad y trazabilidad para los sistemas de facturación. Las reglas antifraude están en el RD 1007/2023. Una norma posterior amplió el calendario. Los productores de software deben publicar versiones conformes dentro de los 9 meses desde la orden ministerial. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben cumplir el 1 de enero de 2026. El resto, incluidos la mayoría de autónomos y microempresas, el 1 de julio de 2026.

E-factura B2B bajo Crea y Crece. España exigirá intercambio de factura electrónica entre empresas. El decreto final está pendiente. Cabe esperar que empiecen las grandes y luego las pymes tras un periodo transitorio.

Qué hacer ahora. Sigue emitiendo PDF limpios hoy. Elige facturación en línea capaz de generar registros Verifactu. Debe soportar e-facturas estructuradas como Facturae, UBL o EN 16931. También debe reportar estados cuando el decreto B2B sea definitivo.

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Facturación al sector público con FACe y Facturae

Cuándo debes usar Facturae. Si facturas a Administraciones Públicas españolas debes emitir Facturae en versión 3.2.x y presentarla vía FACe o un punto de entrada autonómico.

Qué necesitas tener listo. Antes de presentar por FACe, asegúrate de contar con:

• Software de facturación que genere y firme electrónicamente un archivo Facturae 3.2.x.
• Un certificado digital a tu nombre (FNMT o Cl@ve).
• Los tres códigos DIR3 del cliente: OC (oficina contable), OG (órgano gestor), UT (unidad tramitadora). Si no conoces los códigos DIR3, pídeselos a tu cliente público o búscalos en FACe.
• Los anexos requeridos si los hay (por ejemplo, pedido o albarán).

Cómo funciona el flujo. Genera y firma el archivo Facturae. Súbelo o sincronízalo en FACe. El sistema valida y enruta. Haz seguimiento de estados como registrado, aceptado, rechazado o pagado.

Consejo práctico. Conserva tu PDF legible para las personas. El archivo Facturae es el legal en B2G.

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Plantillas vs software de facturación en línea

Las plantillas son un parche para volúmenes muy bajos.

• Ventajas. Gratis y rápido si conoces los campos legales.
• Contras. Errores fáciles en numeración o en cálculos de IVA e IRPF. Difícil de escalar. No está preparado para Verifactu ni para la e-factura B2B.

El software de facturación en línea es más seguro y rápido.

• Ventajas. Numeración y series automáticas, lógica correcta de IVA e IRPF, validación de NIF de clientes, facturas recurrentes, enlaces de pago, recordatorios, hoja de ruta Verifactu y módulos de Facturae y FACe. Trazabilidad y archivo seguro con integridad. Exportación de registros de facturación.
• Contras. Coste mensual. Debes verificar el cumplimiento español.

¿Buscas una herramienta segura y gratuita de facturación electrónica? Crea tu próxima factura con facturación electrónica.

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Registros, numeración y correcciones que dan problemas

Numeración y series. Mantén números estrictamente secuenciales dentro de cada serie. Crea series nuevas por año, delegación, punto de venta o para rectificativas. Así evitas huecos.

Plazos de emisión. En B2B, emite hasta el día 16 del mes siguiente. En B2C, el mismo día. Usa facturas recapitulativas para operaciones mensuales con el mismo cliente.

Facturas rectificativas. Emite una rectificativa que referencie la original. Envíala cuanto antes y dentro del límite de 4 años desde el devengo.

Conservación. Guarda emitidas y recibidas durante 4 años. Deben ser legibles e inalteradas. Usa hashes, firmas o registro de eventos si tu software lo permite.

Facturas simplificadas. Permitidas hasta 400 EUR IVA incluido en general y hasta 3.000 EUR en los sectores indicados. Muestra el NIF del cliente si necesita deducción de IVA.

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Conclusión

Hacer factura en línea es sencillo si sigues un proceso claro. Captura todos los campos legales. Repercute el IVA correcto. Aplica retención de IRPF cuando proceda. Emite y envía en plazo con una numeración adecuada. Elige facturación en línea que gestione Verifactu y la e-factura B2B para evitar prisas más adelante. Si empiezas ahora, seguirás cumpliendo y cobrarás más rápido mientras facturas en línea.