Una factura en Excel funciona. Es legal, rápida de montar y cubre la mayoría de casos hasta que necesites más. Esta guía te explica los campos obligatorios, las fórmulas clave y cuándo tiene sentido migrar a software.
Preguntas rápidas
¿Una factura en Excel es legal? Sí. Si el contenido es correcto y mantienes numeración correlativa, es válida. Exporta siempre a PDF antes de enviar.
¿Necesito software ahora? No obligatoriamente. Pero planifica el cambio antes de que te afecte Verifactu: sociedades desde 1 enero 2026, autónomos desde 1 julio 2026.
¿Muestro el método de pago? Es opcional. Útil para tu control interno, no un requisito legal.
Excel facturación: lo esencial
Excel facturación es una hoja de cálculo con todos los campos legales y los totales automáticos. Montas la hoja, rellenas los datos, exportas a PDF y lo envías. Las reglas de contenido vienen del RD 1619/2012.
Importante: Adapta cada factura. Elige el tipo de IVA correcto: 21%, 10%, 4% o 0% si está exento, es intracomunitario o hay inversión del sujeto pasivo. Aplica retención de IRPF solo si eres autónomo español facturando servicios a empresas. Añade la mención legal si el IVA es 0%. Mantén numeración correlativa sin saltos. Exporta siempre a PDF antes de enviar.
Aviso para 2026: Excel no cumple con Verifactu. No genera QR, no registra a prueba de manipulación, no firma digitalmente. Planifica el cambio a software conforme.
Monta una hoja limpia. Bloquea las fórmulas para evitar errores. Duplica el archivo para cada factura nueva.
Cabecera izquierda:
Tu nombre comercial, NIF o NIE, dirección y datos de contacto. El logo es opcional.
Cabecera derecha:
Número de factura con serie correlativa. Ejemplo: 2026-A-001. Fecha de emisión.
Bloque de cliente:
Nombre o razón social, NIF para B2B, dirección. Para B2C con factura simplificada bajo los umbrales, puedes reducir los datos.
Tabla de líneas:
Concepto, cantidad, precio unitario, descuento opcional, tipo de IVA por línea (21%, 10%, 4% o exento), base imponible, retención de IRPF si aplica, total de la línea.
Totales:
Subtotal (base imponible), IVA desglosado por tipo, IRPF como importe negativo, total final.
Buenas prácticas:
Protege las celdas con fórmulas. Duplica el archivo para cada factura. Exporta a PDF antes de enviar.
Plantilla y fórmulas para factura en Excel
Qué incluye la plantilla:
Campos para emisor y cliente. Numeración manual con serie por año.
Desplegable de tipo de IVA por línea: 21%, 10%, 4%.
Conmutador de IRPF: sí o no. 15% por defecto, 7% para nuevos profesionales los primeros 3 años.
Desglose de IVA por tipo cuando mezclas tarifas.
Fórmulas en lenguaje claro:
Base de la fila: cantidad x precio unitario x (1 menos descuento).
IVA por tipo: suma de bases de ese tipo x porcentaje.
IRPF: subtotal x tipo. Muéstralo en negativo.
Total: subtotal + IVA total - IRPF.
Consejos de formato:
Moneda con dos decimales. Separadores españoles (punto para miles, coma para decimales). Total en negrita.
Datos obligatorios en una factura de Excel
Factura completa:
Número y serie, fecha de emisión, datos del emisor y destinatario (nombre, NIF, dirección), descripción del servicio o producto, cantidad y precio, base imponible, IVA desglosado por tipo, total. Si aplica: IRPF negativo, nota de inversión del sujeto pasivo, referencia de exención.
Factura simplificada:
Hasta 400 euros IVA incluido (o 3.000 euros en sectores con tickets). Número, fecha, NIF y nombre del emisor, descripción, tipo de IVA y total. Datos del cliente solo si los solicita.
Numeración:
Puedes tener varias series si están justificadas. Cada serie debe ser continua, sin huecos ni duplicados.
Lo que Excel no puede hacer:
Generar XML Facturae, firmas digitales, códigos QR ni registros Verifactu. Para eso necesitas software conforme.
Verifactu 2026:
Obligatorio para sociedades desde 1 enero 2026. Para autónomos y el resto, desde 1 julio 2026. Facturación electrónica B2B obligatoria por fases desde 2026.
IVA estándar: 21% general, 10% reducido, 4% superreducido. Libros al 4%. Parte de alimentación y transporte al 10%.
Exenciones: si está exento, indica la referencia legal en la factura.
IRPF: solo en servicios profesionales a empresas o profesionales españoles. 15% estándar, 7% durante los primeros 3 años de actividad. No aplica a consumidores, no residentes ni ventas de bienes.
B2B intracomunitario: IVA al 0% si ambas partes tienen NIF-IVA válido. Añade la mención de inversión del sujeto pasivo y presenta el Modelo 349.
IVA mixto: desglosa subtotales por tipo. La plantilla los suma por separado.
Excel vs software: cuándo cambiar
Cambia cuando:
Emites más de 15-20 facturas al mes.
Tienes más de 30 clientes activos al año.
Necesitas Facturae para facturar al sector público.
Tu fecha de Verifactu se acerca.
Necesitas numeración automática o conciliación bancaria.
Cómo migrar: exporta tu registro a CSV, impórtalo al software, reconstruye las series y envía una primera e-factura a un cliente de confianza para probar.
Errores comunes y cómo evitarlos
Numeración duplicada o con huecos: usa una serie por año con un registro simple.
Sin NIF del cliente en B2B: es obligatorio. Añádelo junto al nombre.
IRPF en ventas de bienes: el IRPF solo aplica a servicios profesionales, no a bienes.
Un solo tipo de IVA en operaciones mixtas: pon el IVA por línea y desglosa los subtotales por tipo.
Conclusión
Excel funciona para empezar. Cero coste, setup en minutos y facturas legalmente correctas.
Para 2026 y siguientes, planifica Verifactu y la e-factura B2B. Excel no cubre eso.
