Una guía clara y práctica sobre la facturación pyme en 2025-2026: qué debe llevar cada factura, qué cambia con la e-factura y Verifactu, normas de IVA, plazos legales de pago y las herramientas que deberían usar las pymes. Aprenderás a emitir facturas conformes rápido, incluidas las facturas simplificadas, cuándo enviar e-facturas vía FACe y cómo gestionar ventas transfronterizas. También cubrimos los plazos: 1 de enero de 2026 para sociedades y 1 de julio de 2026 para autónomos y el resto de negocios en la entrada en vigor de Verifactu, además del despliegue esperado de la e-factura B2B bajo la ley Crea y Crece. Por último, un checklist directo para elegir una plataforma de facturación pyme preparada.
Preguntas rápidas (Quick Q&A)
¿Qué es la facturación pyme? Emitir facturas legales por bienes o servicios, cobrar y llevar los libros de IVA conforme a las normas españolas.¿Cuándo será obligatorio Verifactu? Desde el 1 de enero de 2026 para sociedades y desde el 1 de julio de 2026 para el resto de negocios.¿Debo enviar e-facturas al sector público? Sí. Usa Facturae 3.2.2 y envía a través de FACe al facturar a la Administración.¿Qué tipos de IVA aplican en 2025? 21 % general, 10 % reducido, 4 % superreducido.
Facturación pyme (ganancia rápida)
La facturación pyme consiste en crear facturas conformes, cobrar y registrar el IVA para que tus libros cuadren con lo que espera Hacienda. Piénsalo como tres pasos: hacer la factura, cobrar el dinero y conservar evidencias para una posible auditoría.
El camino más rápido para una pyme típica es: configurar series de facturación, añadir tus datos fiscales, NIF y domicilio, elegir un tipo de IVA por defecto y condiciones de pago por defecto (por ejemplo, 30 días). Añade datos bancarios, IBAN y un QR o enlace de pago, y guarda plantillas con tu marca. Ese es tu set-up diario.
Facturación pyme (qué incluye y cómo estructurarlo)
La facturación pyme es el proceso de extremo a extremo desde el presupuesto hasta el cobro y el registro contable. Cubre facturas, abonos, recordatorios y la presentación de IVA.
Los presupuestos deben aceptarse y convertirse en factura.Los albaranes se emiten cuando se envían bienes físicos. Vincula cada albarán a la línea de factura para que las cantidades coincidan.La facturación recurrente sirve para suscripciones o mantenimiento. Configura un calendario y deja que el sistema genere las facturas automáticamente.Los anticipos y pagos a cuenta requieren una factura de anticipo. El IVA devenga cuando cobras el anticipo, no solo en la entrega final.Las facturas rectificativas corrigen precio, cantidad, IVA o anulaciones. Siempre referencian la factura original.Las series y numeración deben ser únicas, cronológicas y correlativas por serie. Usa series separadas por líneas de negocio, ubicaciones o canal online vs. retail.Los cobros deben ser sencillos: enlaces de pago con tarjeta, transferencias SEPA, domiciliación y Bizum o TPV cuando aplique. Envía recordatorios cordiales.Reporting significa libro de IVA, libro de ventas y aging de clientes. Exporta SAF-T o CSV si te lo pide un auditor o tu asesor.
Consejo: si quieres un flujo "todo en uno", empieza con una plataforma de contabilidad online que encaje con pymes.
Requisitos legales de las facturas
Cada factura debe incluir los campos obligatorios del Reglamento de Facturación. Las facturas completas y simplificadas exigen distinto nivel de detalle, pero todas deben usar series numeradas correlativamente.
Una factura completa debe mostrar: número y serie de factura, fecha de expedición y de operación, razón social del emisor y del cliente, NIF o número de IVA y domicilios, una descripción clara, la base imponible, el tipo o tipos de IVA y sus importes, el total y las menciones especiales cuando correspondan (inversión del sujeto pasivo, artículo de exención, entrega intracomunitaria o regímenes de margen, entre otros).
Una factura simplificada (ticket), permitida en general hasta 400 euros IVA incluido o en casos específicos, lleva menos campos, pero debe incluir número y serie, fecha, NIF y nombre del vendedor, una descripción, el tipo de IVA o una nota de que el IVA está incluido, y el total. Añade el NIF y domicilio del comprador si necesita deducción.
Gestión de series: al menos una serie por defecto. Mantén series separadas para devoluciones y rectificativas, e-commerce o distintos establecimientos.
Conservación: guarda las facturas ordenadas y accesibles. La prescripción tributaria es de 4 años. La conservación mercantil suele ser de 6 años, así que respeta ambos plazos.
Para el texto legal, consulta el Reglamento de Facturación en el BOE. Referencia oficial.
Abonos y rectificaciones
Emite una factura rectificativa cuando la original tenga errores de datos, base o IVA, o ante una devolución o descuento. Referencia siempre el número o números de la factura original.
La rectificación puede mostrar los importes diferenciales o los totales corregidos. Emítela en cuanto tengas constancia y dentro del plazo de 4 años.
Proformas y presupuestos
Las facturas proforma y los presupuestos no tienen validez fiscal. No sustituyen a la factura final. Emite siempre la factura oficial cuando se confirme la venta o se cobre el pago, especialmente en anticipos.
Facturación electrónica y Verifactu (2025-2026)
Hay dos vías en paralelo relevantes para pymes. La primera es Verifactu, también llamada SIF (reglas de los sistemas de facturación). La segunda es la e-factura B2B obligatoria bajo la ley Crea y Crece.
Calendario de Verifactu. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben cumplir desde el 1 de enero de 2026. El resto de negocios, incluidos autónomos, desde el 1 de julio de 2026. Las facturas deberán incluir un código QR y, cuando aplique, la leyenda de que la factura es verificable bajo Verifactu.
Quién queda excluido de SIF/Verifactu. Los contribuyentes que ya informan sus propias facturas vía SII (Suministro Inmediato de Información) están excluidos. Existen particularidades sectoriales.
E-factura B2B (Crea y Crece). Será gradual. El calendario final depende del real decreto reglamentario. La orientación actual señala primero a empresas con al menos 8 millones de euros de facturación, y después al resto. Revisa posibles actualizaciones oficiales antes de publicar o firmar contratos.
Sector público: ya es obligatorio. Usa Facturae 3.2.2 y presenta por el portal FACe al facturar a la Administración. Tu software debe exportar Facturae que supere las validaciones de FACe.
Configuración práctica. Confirma que tu software es compatible con AEAT para Verifactu, genera el QR y un rastro de auditoría, y soporta Facturae y FACe para clientes públicos. Una plataforma de facturación en la nube lo simplifica.
IVA en las facturas de pymes (facturación pyme)
Aplica las reglas estándar de IVA. Tipos vigentes: 21 % general, 10 % reducido y 4 % superreducido para bienes y servicios específicos. En 2025 algunas rebajas temporales finalizaron, así que revisa tus artículos.
Casos típicos de pyme. Servicios y consultoría suelen ir al 21 %. Hostelería y restauración usan el 10 % en muchos casos. Libros y periódicos pueden ir al 4 % si son elegibles. Flores y plantas a menudo usan 10 %. Partidas de servicios funerarios pueden ir al 21 %.
Recargo de equivalencia. Si tu cliente es comerciante minorista bajo este régimen, la factura debe incluir IVA y el recargo. Confirma los tipos vigentes en 2025 con tu asesor.
Pagos anticipados. El IVA devenga cuando recibes el anticipo. Emite entonces una factura de anticipo.
Exenciones y menciones especiales. Educación y sanidad tienen exenciones. Usa la mención de inversión del sujeto pasivo en construcción, chatarra, telecomunicaciones y en prestaciones B2B de no establecidos. En entregas intracomunitarias incluye la referencia al artículo de la directiva o la mención de inversión del sujeto pasivo.
Plazos de pago y morosidad en contratos de pymes (facturación pyme)
Regla por defecto. Si no se pacta término, el pago vence a 30 días naturales desde la entrega o prestación. En contratos B2B, los plazos no pueden exceder 60 días. En el sector público, el plazo es 30 días desde la aprobación de la factura.
Interés de demora en operaciones comerciales. Usa el interés legal de demora comercial publicado por Hacienda en el BOE. Para 2025 es 11,15 % el primer semestre y 10,15 % el segundo. También puedes recuperar costes razonables de recobro.
Cláusula práctica para facturas o contratos: "Pago a X días. Los retrasos devengarán el interés legal de demora comercial más los costes de recobro permitidos por la Ley 3/2004".
Consejo para acelerar el cobro. Exige número de pedido (PO) y un flujo de aceptación en el alta de cliente. Para servicios recurrentes, activa SEPA domiciliado. Un café con el que trabajamos redujo a la mitad la morosidad tras exigir PO.
Facturación transfronteriza, UE y fuera
Entregas intracomunitarias B2B. No repercutas IVA español si ambas partes tienen NIF-IVA válido en la UE. Incluye el VAT ID del cliente y una mención de inversión del sujeto pasivo. Presenta el modelo 349. Verifica los VAT en VIES.
Regla general de servicios intracomunitarios B2B. Se gravan en el país del cliente. Factura sin IVA e incluye la mención de inversión del sujeto pasivo.
Exportaciones fuera de la UE. Generalmente exentas con prueba de exportación.
Operaciones B2B de no establecidos. Suele aplicar la inversión del sujeto pasivo. Incluye la mención correcta para que el comprador autorepercuta el IVA.
Si tu comprador está en recargo de equivalencia, incluye el recargo en tu factura incluso en casos transfronterizos cuando la norma así lo disponga.
Para normas detalladas sobre autónomos, consulta la guía de factura electrónica obligatoria para autónomos.
Checklist de software para facturación pyme
Imprescindibles de cumplimiento
- SIF y Verifactu preparados: QR en factura, rastro inmutable y exportación de registros conforme a los plazos de 2026.
- Facturae 3.2.2 y envío FACe para clientes públicos. Soporte de adjuntos (PDF y XML) y seguimiento de estados de aceptación.
- Control de series: rectificativas que enlacen con originales, anticipos y facturación recurrente.
- Motor de IVA con 21 %, 10 % y 4 %, y gestión de exenciones, inversión del sujeto pasivo y recargo de equivalencia.
- Mayor de clientes con aging y dunning. Enlaces de pago SEPA y PSD2.
- Conservación de datos durante 4 y 6 años. Exportaciones CSV y XML.
A valorar
- OCR para gastos, multidivisa, app móvil, proyectos y partes de tiempo, y flujos de presupuesto-a-factura.
Cómo elegir (buyer guide). Prioriza herramientas que declaran compatibilidad AEAT para Verifactu y soporte de e-factura pública española (Facturae y FACe). No te fíes de etiquetas genéricas de "e-invoice".
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Conclusión
Entre 2025 y 2026, las pymes deben consolidar una facturación pyme conforme: campos correctos, IVA correcto y facturas con QR bajo Verifactu antes de los plazos de 2026. Usa software que exporte Facturae para clientes públicos. Mantén términos bajo 60 días, aplica bien la inversión del sujeto pasivo y VIES en operaciones UE, y estandariza series y rectificativas.
El resultado: menos rechazos, cobros más rápidos y registros a prueba de auditoría. Elige un sistema que gestione la facturación pyme de extremo a extremo para centrarte en tu negocio, no en el papeleo.
