Gastos deducibles para empresas (S.L.) en España 2026
Una SL puede deducirse cualquier gasto que sea necesario para la actividad, esté correctamente documentado y quede registrado en la contabilidad. Esa es la regla completa. El problema no suele estar en saber qué es deducible, sino en poder demostrarlo: Hacienda rechaza gastos legítimos todos los días porque la factura está a nombre del administrador y no de la sociedad, o porque no hay forma de acreditar que la comida de 90 euros fue con un cliente. Esta guía cubre qué puede deducirse una SL, qué documentación exige cada categoría y dónde están los límites que provocan que te lo tumben en una revisión.
Actualizado: julio 2026
La regla de oro: los tres requisitos
Para que Hacienda acepte un gasto en el Impuesto sobre Sociedades, deben cumplirse tres condiciones simultáneamente. Si falla una, el gasto no es deducible por muy real que sea:
Vinculación con la actividad. El gasto debe estar relacionado con la obtención de ingresos de la sociedad. Un gasto personal del socio no es deducible aunque lo pague la empresa.
Justificación documental. Necesitas una factura completa a nombre de la sociedad, con su CIF, razón social y domicilio. Un ticket sin datos fiscales no sirve para deducir el IVA y en muchos casos tampoco el gasto.
Registro contable e imputación temporal. El gasto debe estar contabilizado en el ejercicio que corresponde según el principio de devengo, no cuando se paga.
Hay una cuarta condición implícita que genera la mayoría de conflictos: el gasto no puede figurar en la lista de gastos expresamente no deducibles del artículo 15 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades. Multas, sanciones, donativos y liberalidades quedan fuera aunque la empresa los haya pagado.
Factura o ticket: qué documentación necesitas
La diferencia entre una factura completa y un ticket (factura simplificada) determina qué puedes deducir:
Factura completa. Incluye los datos fiscales de tu SL: razón social, CIF y domicilio. Permite deducir el gasto en el Impuesto sobre Sociedades y el IVA soportado en el Modelo 303. Es lo que necesitas siempre que sea posible.
Ticket o factura simplificada. No lleva tus datos fiscales. Permite deducir el gasto si es de importe reducido y la naturaleza del gasto es claramente empresarial, pero no permite deducir el IVA. Para gastos recurrentes o de importe alto, pide siempre factura completa.
En la práctica: cuando pagues algo de la empresa, pide factura con el CIF de la sociedad antes de salir del establecimiento. Reclamarla después es mucho más difícil, y en gasolineras, restaurantes y comercios pequeños a menudo imposible pasadas unas semanas.
Local, oficina y espacio de trabajo
Alquiler de oficina o local. Deducible al 100% si el contrato está a nombre de la sociedad. Necesitas la factura mensual del arrendador con retención de IRPF aplicada si el arrendador es persona física.
Coworking. Deducible al 100% con factura a nombre de la SL. Es una de las categorías más limpias fiscalmente porque el proveedor emite facturas correctas por defecto.
Suministros del local (luz, agua, internet, limpieza): deducibles al 100% si los contratos están a nombre de la sociedad y el local es exclusivamente de uso empresarial.
Intereses de hipoteca del local. Si la SL es propietaria del inmueble, los intereses del préstamo son deducibles. La amortización del principal no lo es, pero sí puedes amortizar el inmueble como inmovilizado.
Obras y reformas del local. Las reparaciones y el mantenimiento son gasto deducible del ejercicio. Las mejoras que aumentan el valor del inmueble se activan como inmovilizado y se deducen vía amortización a lo largo de varios años.
Trabajo desde casa del administrador o socio
Esta es la categoría que más conflictos genera. Cuando el domicilio del administrador se usa parcialmente como oficina de la sociedad, la deducción es posible pero está limitada y requiere formalización.
Lo que Hacienda exige:
Declarar el espacio afecto ante Hacienda en el Modelo 036, indicando qué porcentaje de la vivienda se destina a la actividad
Un contrato de arrendamiento parcial entre el socio (como persona física) y la sociedad, si el inmueble es propiedad del socio. La sociedad paga un alquiler de mercado por ese espacio y el socio declara ese ingreso en su IRPF.
Facturas de suministros correspondientes al porcentaje declarado
Sin ese contrato, deducir suministros de la vivienda del socio en la SL es una de las prácticas que Hacienda revisa con más frecuencia. La estructura correcta requiere asesoramiento porque tiene implicaciones en el IRPF del socio y en la operación vinculada entre socio y sociedad.
Software, suscripciones y material de oficina
Software y SaaS (herramientas de diseño, gestión, facturación, almacenamiento en la nube): deducibles al 100% con factura a nombre de la sociedad. Si el proveedor está fuera de España, aplica la inversión del sujeto pasivo y debes declararlo en el Modelo 349 si está en la UE.
Material de oficina (papel, consumibles, mobiliario de bajo importe): deducible al 100%.
Equipos informáticos (ordenadores, monitores, móviles): se activan como inmovilizado y se deducen mediante amortización según las tablas oficiales, normalmente en 4 años para equipos informáticos. Los equipos de importe reducido pueden deducirse directamente como gasto del ejercicio.
Dominios, hosting y licencias: deducibles al 100%.
Servicios profesionales
Los honorarios de gestoría, asesoría fiscal, abogados, auditores, diseñadores, desarrolladores y cualquier proveedor de servicios son deducibles al 100% con factura.
Punto importante: si el proveedor es una persona física (autónomo), su factura debe llevar retención de IRPF, normalmente del 15% (7% para nuevos autónomos en su primer año y los dos siguientes). Tu SL es responsable de ingresar esa retención en el Modelo 111 trimestralmente y de declararla en el resumen anual, el Modelo 190. No hacerlo es una infracción propia de la sociedad, independiente de las obligaciones del proveedor.
Formación, congresos y suscripciones profesionales
Cursos y formación relacionados con la actividad de la empresa: deducibles al 100%.
Congresos y conferencias sectoriales: deducibles, incluyendo la inscripción, el desplazamiento y el alojamiento, siempre que exista relación clara con la actividad. Guarda el programa del evento junto con las facturas.
Publicaciones y suscripciones profesionales: deducibles al 100%.
Cuotas de colegios profesionales y asociaciones sectoriales: deducibles.
Viajes, desplazamientos y dietas
Los viajes por motivos de negocio son deducibles, pero es una de las categorías donde más se exige acreditar la finalidad empresarial.
Transporte (tren, avión, taxi, alquiler de vehículo): deducible al 100% con factura y prueba del motivo del viaje. Guarda emails, contratos o actas de reunión que acrediten con quién y para qué viajaste.
Alojamiento: deducible con factura a nombre de la sociedad.
Dietas de empleados y administradores en desplazamiento: hay límites exentos de tributación establecidos reglamentariamente. Dentro de esos límites, la dieta es gasto deducible para la empresa y no tributa para quien la percibe. Por encima, el exceso tributa como retribución.
Kilometraje cuando se usa vehículo propio en desplazamientos de empresa: existe un importe por kilómetro exento. Requiere un registro de desplazamientos con fecha, origen, destino y motivo.
Vehículos: el caso más conflictivo
Los vehículos son la categoría donde Hacienda es más restrictiva con las SL. La norma general es que un turismo se presume de uso mixto (empresarial y personal), lo que limita la deducción:
IVA: deducible al 50% por defecto en turismos. Deducir el 100% exige probar la afectación exclusiva a la actividad, algo que Hacienda solo acepta en casos muy concretos (vehículos comerciales, vehículos de flota rotulados y sin uso personal posible).
Impuesto sobre Sociedades: el gasto (combustible, seguro, mantenimiento, amortización) sigue el mismo criterio de afectación. Si el vehículo es de uso mixto, deducir el 100% del gasto es una posición que Hacienda revisa.
Vehículos industriales y comerciales (furgonetas, vehículos de transporte de mercancías): deducibles al 100% en IVA y en gasto, porque la propia naturaleza del vehículo excluye el uso personal.
Vehículo cedido al administrador o empleado: si el vehículo se pone a disposición de una persona para uso personal, esa cesión constituye retribución en especie y debe declararse como tal en su nómina, con la retención correspondiente.
Comidas y atenciones a clientes
Aquí hay que distinguir dos supuestos que tributan de forma distinta:
Comidas de trabajo con clientes o proveedores (atenciones a clientes): deducibles, pero con un límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Superado ese porcentaje, el exceso no es deducible. Necesitas factura completa y, en caso de revisión, poder identificar con quién fue la comida y qué relación comercial existe.
Dietas del personal en desplazamiento: siguen las reglas de dietas descritas arriba, no el límite del 1%.
Las invitaciones y regalos a clientes también entran en el límite del 1% como atenciones. Los regalos a socios o administradores no son deducibles en ningún caso: se consideran liberalidades o retribución en especie.
Seguros y gastos financieros
Seguro de responsabilidad civil, seguro del local, seguro de mercancías: deducibles al 100%.
Seguro de salud del administrador o empleados: deducible como gasto de personal, y para el beneficiario tiene un tratamiento fiscal favorable dentro de ciertos límites anuales por persona asegurada.
Comisiones bancarias y gastos de mantenimiento de cuenta: deducibles al 100%.
Intereses de préstamos y líneas de crédito: deducibles. El Tribunal Supremo ha confirmado que los intereses son deducibles aunque el préstamo no haya generado ingresos de forma directa e inmediata, siempre que el gasto esté contabilizado, correctamente imputado y justificado documentalmente. La amortización del principal del préstamo no es gasto deducible: es una salida de tesorería que reduce deuda, no un gasto del ejercicio.
Comisiones de plataformas de cobro (pasarelas de pago, TPV): deducibles al 100%.
Gastos que NO son deducibles
El artículo 15 de la Ley 27/2014 excluye expresamente:
Multas y sanciones de cualquier tipo, incluidos los recargos por presentación tardía de declaraciones
El propio Impuesto sobre Sociedades
Donativos y liberalidades, salvo las atenciones a clientes dentro del límite del 1% y los donativos a entidades acogidas a la Ley 49/2002, que tienen su propio régimen de deducción
Gastos derivados de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico
Retribuciones del capital propio (dividendos)
Gastos con paraísos fiscales salvo prueba de operación real
Gastos personales de socios o administradores que no constituyan retribución declarada
Errores frecuentes que provocan que Hacienda rechace el gasto
Factura a nombre del socio en lugar de la sociedad. Es el motivo de rechazo más común. Si la factura lleva el NIF del administrador y no el CIF de la SL, el gasto no es de la sociedad. Pide siempre factura con los datos de la empresa.
Deducir el 100% del IVA de un turismo sin poder acreditar afectación exclusiva. La presunción legal es del 50%. Deducir más sin prueba es una revisión casi asegurada.
Pagar gastos personales desde la cuenta de la empresa. Aunque después se regularicen, generan un préstamo del socio o una retribución en especie no declarada. Mantén las cuentas estrictamente separadas.
No aplicar retención en las facturas de proveedores autónomos. La obligación de retener e ingresar es de la SL, no del proveedor. Si no lo haces, Hacienda te reclama la retención no ingresada más sanción.
Superar el límite del 1% en atenciones a clientes sin ajustarlo. El exceso debe ajustarse extracontablemente en la declaración del Impuesto sobre Sociedades. No hacerlo es un ajuste que Hacienda detecta cruzando cuentas.
Perder los justificantes. La obligación de conservar facturas es de cuatro años desde el fin del plazo de presentación, y de diez años a efectos mercantiles. Sin factura no hay deducción, aunque el pago esté en el extracto bancario.
Gastos deducibles para una SL: preguntas frecuentes
¿Puede una SL deducirse el sueldo del administrador?
Sí, siempre que la retribución del cargo esté prevista en los estatutos de la sociedad y sea acorde con las funciones desempeñadas. Si los estatutos establecen que el cargo es gratuito, la retribución pagada al administrador no es deducible. Es uno de los ajustes que Hacienda revisa con mayor frecuencia en sociedades pequeñas.
¿Es deducible el móvil si lo uso también para asuntos personales?
Si la línea está a nombre de la sociedad y el uso es predominantemente empresarial, el gasto es deducible. El uso personal accesorio no invalida la deducción, pero si Hacienda detecta que la línea es de uso mayoritariamente personal puede regularizarla como retribución en especie. Lo más limpio es tener líneas separadas.
¿Puedo deducir gastos anteriores a la constitución de la SL?
Sí, los gastos de constitución (notaría, registro mercantil, gestoría) son deducibles y se registran como gastos del primer ejercicio. Las facturas pueden estar a nombre de la sociedad en constitución o de los socios fundadores, y posteriormente se reconocen en la contabilidad de la sociedad.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Cuatro años a efectos fiscales, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. A efectos mercantiles, la obligación es de seis años desde el último asiento contable. En la práctica, conserva la documentación diez años: si hay bases imponibles negativas pendientes de compensar, Hacienda puede revisar ejercicios muy anteriores.
¿Se pueden deducir las cuotas de autónomo del administrador?
Si el administrador está dado de alta en el RETA por su condición de administrador de la sociedad y la empresa asume el pago de su cuota, ese pago es gasto deducible para la SL pero constituye retribución para el administrador, que debe declararla en su IRPF. Si la paga el propio administrador de su bolsillo, la deduce él en su declaración de la renta, no la sociedad.
¿Qué pasa si Hacienda rechaza un gasto en una inspección?
El gasto se elimina de la base imponible, lo que aumenta el beneficio del ejercicio y genera una cuota adicional a pagar, más intereses de demora. Si Hacienda considera que hubo negligencia, aplica además una sanción que oscila entre el 50% y el 150% del importe dejado de ingresar. Si la regularización afecta también al IVA deducido, se liquida por separado.
