Esta guía detalla todos los gastos que una SL puede y no puede reclamar, además de los documentos que necesitas para respaldar cada uno. Léela para asegurarte de informar los gastos que tu empresa tiene derecho a reclamar.
Para una S.L., los gastos son deducibles siempre que sean necesarios para el negocio y se cuente con la documentación que los respalde. En caso de auditoría, deberás demostrar que el gasto beneficia a la empresa. De lo contrario, la deducción podría ser rechazada.
Cada categoría de gastos requiere un nivel diferente de comprobante, desde un simple recibo bancario hasta una factura completa con varios identificadores.
Un documento sólido que pruebe el gasto siempre es mejor para que no sea rechazado. Se suele solicitar un recibo con el nombre de la empresa, una factura completa con el nombre, el NIF y la dirección, esto suele ser suficiente para solicitar la deducción.
La recuperación del IVA funciona diferente. Sólo se puede reclamar el IVA justificadamente con una factura completa que incluya el nombre de la empresa, el NIF y la dirección.
Los gastos de oficina son deducibles con un recibo.
Prueba mínima aceptada: un recibo con el nombre de la empresa y NIF o dirección.
Prueba más sólida: un recibo con el nombre de la empresa, NIF y dirección.
El alquiler es deducible con un recibo si el contrato está a tu nombre.
Los intereses hipotecarios son deducibles con el estado de cuenta de la hipoteca, si eres el propietario de la vivienda.
Para el alquiler, se aplica por defecto una participación de 10 m² del lugar de trabajo. Si el espacio es mayor, deberás ajustarlo.
Los gastos de suministros son deducibles con un recibo.
Prueba mínima aceptada: el contrato debe estar a nombre de la empresa.
Prueba más sólida: un recibo con el nombre de la empresa, NIF y dirección. Se aplica por defecto una participación de 10 m² del espacio de trabajo en casa
Los artículos de oficina son deducibles con un recibo.
Prueba mínima aceptada: un recibo con el nombre de la empresa y NIF o dirección.
Prueba más sólida: un recibo con el nombre de la empresa, NIF y dirección.
El software que uses y tus suscripciones son deducibles con un recibo.
Prueba mínima aceptada: un recibo con el nombre de la empresa y NIF o dirección.
Prueba más sólida: un recibo con el nombre de la empresa, NIF y dirección.
Los proveedores de servicios son deducibles con un recibo.
Prueba mínima aceptada: un recibo con el nombre de la empresa y NIF o dirección.
Prueba más sólida: un recibo con el nombre de la empresa, NIF y dirección.
Los cursos y conferencias a las que asistas son deducibles con recibo.
Prueba mínima aceptada: un recibo con el nombre de la empresa y NIF o dirección.
Prueba más sólida: un recibo con el nombre de la empresa, NIF y dirección.
Los gastos de viaje y transporte son deducibles con un recibo, además de una prueba de que el gasto fue para el negocio.
Prueba mínima aceptada: un correo electrónico o una invitación de calendario que muestre la necesidad del negocio.
Prueba más sólida: un formulario de reunión firmado más un recibo con el nombre de la empresa, NIF y dirección.
Un coche propio es deducible con el recibo cuando está registrado a nombre de la empresa. También debes llevar un registro de los viajes.
Esto significa un acta que indique el motivo del viaje y por qué está relacionado con el negocio.
Los gastos de comida fuera de casa son deducibles con un recibo, siempre que se haya pagado con tarjeta y se justifique su necesidad para el negocio.
Como prueba mínima se acepta: un correo electrónico o una invitación de calendario que indique que la comida estaba relacionada con el negocio.
Como prueba más sólida: un formulario de reunión firmado y un recibo con el nombre de la empresa, el NIF y la dirección.
El seguro general es deducible si está relacionado con la actividad empresarial.
Documento requerido: recibo con el nombre de la empresa.
Prueba mínima aceptada: la póliza a nombre de la empresa.
Prueba más sólida: recibo con el nombre de la empresa, el NIF y la dirección.
El seguro de responsabilidad civil profesional sigue la misma lógica de comprobación.
El seguro médico también requiere un recibo con el nombre de la empresa, y la póliza debe existir para un propósito empresarial, como un préstamo.
Los gastos financieros son deducibles con un recibo bancario.
Las cotizaciones a la Seguridad Social son deducibles con un recibo bancario.
La regla es sencilla. Si el gasto es necesario para el negocio y puedes justificarlo con la documentación adecuada, se puede deducir generalmente. Lo importante no es solo el coste en sí, sino la calidad de la documentación que lo respalda.
