Iniciar un negocio en España requiere algunos trámites legales. Esta guía explica cómo registrar una empresa en España, centrándose en la SL (sociedad limitada estándar). Encontrarás el procedimiento exacto, los formularios, las tasas a pagar y el significado de cada paso. Siga estas instrucciones y sabrá qué hacer, a quién acudir y qué preparar.
Preguntas y respuestas
- ¿Puede un no residente abrir una empresa en España? Sí. No es necesario ser residente. Sí se necesita un NIE (número de identificación fiscal para extranjeros) y un domicilio fiscal en España.
- ¿Necesito estar en España para firmar? No siempre. Se puede otorgar un poder notarial (un documento que permite a otra persona firmar en su nombre) a un abogado y firmar ante notario en el extranjero con apostilla (un sello internacional que valida el documento en España).
- ¿Cuál es el capital social mínimo para una SL? Legalmente, a partir 1€ desde 2022. Muchos fundadores siguen utilizando 3.000 euros para evitar restricciones adicionales hasta alcanzar esa cifra.
- ¿Cuánto tiempo tarda? De 4 a 6 semanas si la documentación está lista. Es más rápido si se utiliza el CIRCE-PAE (ventanilla única española para agilizar la constitución de empresas) y un notario proactivo.
- ¿Qué impuestos pagará mi SL? Impuesto de sociedades, IVA si procede, impuestos sobre la nómina si se contrata personal e impuestos locales sobre actividades económicas si procede.
- ¿Necesito un certificado digital? Sí, para presentar declaraciones ante la Agencia Tributaria. Consíguelo una vez que tengas el NIF (Identificación Fiscal de la Sociedad). El certificado digital es tu documento de identidad oficial en línea para firmar formularios.
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¿Pueden los extranjeros registrar una empresa en España?
Los extranjeros pueden abrir una SL en España incluso sin residencia. Necesitan un NIE y un domicilio fiscal español.
- Los ciudadanos de fuera de la UE pueden ser accionistas y directores. Si deseas vivir y trabajar en España, también necesitas el permiso de residencia y de trabajo correspondiente.
- Todo accionista y administrador extranjero necesita un NIE. Considera el NIE como tu documento de identidad español a efectos fiscales.
Pasos para montar una SL
Hay 8 pasos fundamentales. Sígalos en este orden para que el proceso sea fluido.
- Consigue tu NIE: el número de identificación de extranjero se utiliza en todos los trámites.
- Solicita el nombre de la empresa: un certificado de no afiliación demuestra que tu nombre está disponible.
- Firma la escritura ante notario: los accionistas, los estatutos, el director y la dirección se contabilizan en la escritura pública.
- Obtén un NIF provisional: tu identificación fiscal para operar mientras se completa el registro.
- Inscríbete en el Registro Mercantil: tu empresa se oficializa y se hace pública.
- Activa la empresa en la Agencia Tributaria: presenta el Modelo 036, la actividad del IAE y la situación del IVA.
- Abre una cuenta bancaria empresarial: deposita el capital social y obtén un certificado bancario.
- Inscríbete en la Seguridad Social si contratas personal o si el director debe afiliarse a la RETA.
Tramita tu NIE
Necesitas un NIE antes de firmar nada. Es tu identificación fiscal en España.
- Dónde aplicar: en una comisaría de policía española o en un consulado español en el extranjero.
- Qué llevar: pasaporte, el formulario de solicitud del NIE, el comprobante de pago y una breve carta explicando el motivo por el que necesitas el NIE: «para registrar una empresa».
- Tanto los directores como los accionistas necesitan un NIE. Si ya resides en España, tu tarjeta TIE incluye el NIE.
Solicita el nombre de tu compañía
Necesitas un certificado de identidad antes de que el notario firme la escritura.
- Pregunta al Registro Mercantil Central para obtener una “certificación negativa de denominación social” (un certificado que acredita que el nombre elegido está disponible).
- Envía hasta cinco nombres en orden de preferencia. Si el primero ya está ocupado, se considerará el siguiente.
- Puedes solicitarlo en línea a través del sitio web oficial. Sigue el proceso indicado y abona la pequeña tarifa.
- El certificado tiene una validez limitada. Realiza el trámite ante notario antes de que caduque.
Constitución de los accionistas ante notario
El notario (un funcionario público que certifica documentos legales) convierte tu plan en una empresa legal mediante una escritura pública.
- ¿Qué está firmado?: La escritura de constitución y los estatutos (el reglamento de la empresa).
- Defines la razón social, el capital social, los accionistas y sus participaciones, el sistema de administración, el domicilio social y la actividad comercial.
- Debes llevar: NIE, pasaporte, certificado de identidad, certificado bancario y cualquier poder notarial (documento que autoriza a alguien a firmar en tu nombre). Si tienes un buen abogado, solo necesitas presentarte.
- Idioma: si nadie habla español, necesitas un intérprete jurado (un traductor oficial). También puedes firmar mediante poder notarial.
- Honorarios: los honorarios notariales varían según el capital y el número de páginas, generalmente unos cientos de euros.
Registra tu empresa
Debes registrar la escritura para que tu SL exista en el registro público.
- Primero, obtén un NIF provisional de la Agencia Tributaria junto con la escritura pública debidamente notariada. Esto te permitirá facturar mientras se completa el registro.
- Luego, inscribe la escritura en el Registro Mercantil de tu provincia. El registrador revisará los estatutos y los trámites necesarios.
- El plazo habitual es de 5 a 15 días hábiles. Una vez inscrita, canjea el NIF provisional por el definitivo en la Agencia Tributaria.
- Conserva la nota simple (un extracto registral breve). Muchos bancos y proveedores la solicitan.
Registro en Hacienda
Activa tu empresa antes de operar.
- Rellena el Modelo 036 (el formulario de registro fiscal) en la Agencia Tributaria. Este es tu perfil empresarial: dirección, director, código de actividad y obligaciones fiscales.
- Elige tu código IAE (tu denominación de actividad empresarial y categoría impositiva local). La mayoría de las pequeñas empresas están exentas del pago del IAE hasta que tu facturación supere el millón de euros, pero aun así debes declarar el código.
- Regístrate para el IVA si tu actividad está sujeta a este impuesto. La mayoría de los servicios lo están. Algunos sectores tienen tipos reducidos o exenciones.
- Configura las notificaciones y un certificado digital (tu identificación oficial en línea). La Agencia Tributaria utiliza notificaciones electrónicas por defecto.
Abre una cuenta bancaria comercial
Debes enseñar al notario el comprobante de capital desembolsado.
- Capital social mínimo: la ley permite 1€. Las SL clásicas utilizan 3.000€ o más. Con menos de 3.000€, deberás acumular reservas y estarás sujeto a límites en los dividendos hasta alcanzar esa cantidad.
- Abre una cuenta comercial con tu certificado de identidad, NIE y pasaporte. Los bancos pueden solicitar documentos adicionales, como comprobante de domicilio o de actividad comercial.
- Solicita al banco un certificado de ingreso (una carta bancaria que confirma el depósito de capital), es un documento que el notario necesita.
Número de la Seguridad Social
Clasifica la seguridad social antes que la nómina o si el director debe contribuir.
- La empresa necesita un Código de Cuenta de Cotización (el número de la cuenta de la seguridad social del empleador) para contratar personal.
- Los administradores de la empresa pueden necesitar registrarse en RETA (el régimen de seguridad social para trabajadores autónomos). Por lo general, un administrador con más del 25% de las acciones se afilia a RETA.
- Los empleados están incluidos en el régimen general (el sistema estándar de seguridad social para empleados). Debes registrar los contratos y pagar las cotizaciones mensualmente.
Comienza a hacer negocios
Podrás emitir facturas una vez que los trámites fiscales y de registro estén activos.
- Conceptos básicos de facturación: el nombre de la empresa, dirección, NIF, datos del cliente: fecha, número, servicio, precio, tipo de IVA y total.
- Mantén registros contables. Una sociedad limitada debe llevar la contabilidad por partida doble (contabilidad empresarial estándar), presentar las cuentas anuales (estados financieros anuales en el registro mercantil) y declarar el impuesto de sociedades anualmente.
- Calendario fiscal: IVA trimestral, retenciones (impuestos retenidos de salarios o determinadas facturas), declaración anual del impuesto de sociedades y cuentas anuales. El incumplimiento de los plazos conlleva recargos y multas.
Conclusión final
Ahora ya conoces el proceso completo desde el NIE hasta la primera factura. Si quieres simplificar los trámites, obtén tu NIE, registra el nombre, abre la cuenta, firma ante notario, inscríbete en el registro mercantil, activa los impuestos con el Modelo 036 y liquida la seguridad social.
Resumen de formularios y términos clave:
- NIE - tu número de identificación de extranjero (NIF) se utiliza para todas las presentaciones.
- NIF: tu número de identificación fiscal de la empresa. Provisional al principio, definitivo tras el registro.
- Registro Mercantil: el registro mercantil que oficializa tu sociedad de responsabilidad limitada (SL).
- Modelo 036: el formulario para activar la empresa en la Agencia Tributaria y registrar tu IAE y tu condición de IVA.
- RETA: el régimen de seguridad social para autónomos utilizado por muchos administradores de empresas.
- IVA: impuesto sobre el valor añadido (IVA sobre las ventas, cuando corresponda).
